Środki trwałe, amortyzacja, koszty podatkowe

Do majątku przedsiębiorstwa należą m.in. trwałe i kosztowne składniki majątku. Ich nabycie pozwala obniżyć podatek dochodowy poprzez odpisanie (zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów) części ich wartości (czyli dokonanie odpisów amortyzacyjnych). Przyjmuje się, że odpowiada to zużyciu tego składnika majątku w celu uzyskiwania (zachowania) przychodu. 

Z reguły najkorzystniejszym wydaje się jak najszybsze zamortyzowanie (obniżenie przychodu o jak najwyższą część wartości) środka trwałego. Dlatego istotnym jest wybór najkorzystniejszej dla przedsiębiorstwa:

• metody amortyzacji (podziału wartości początkowej na raty amortyzacyjne)
• stawki amortyzacji (podziału na konkretne odpisy amortyzacyjne). 

Wszystkie informacje o przyjętej metodzie oraz wysokości odpisów należy wykazać w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, która począwszy od 1 stycznia 2026 r. zaprowadzona w formie pliku JPK_ST jako plik JPK_ST trafić powinna w terminie rozliczenia podatkowego (do 30 kwietnia 2027 r.) do urzędu skarbowego.

Jedynie kompletny i zdatny do używania, stanowiący własność lub współwłasność składnik majątku, służący do celów firmy dłużej niż rok może być uznany za środek trwały. Nie można rozpocząć lub kontynuować rozpoczętej amortyzacji jeśli:

• kupione zostały podzespoły, które dopiero zostaną połączone w celu stworzenia maszyny - bo środek trwały nie jest wówczas zdatny do używania,
• środek trwały jest co prawda jedną całością ale brakuje mu pewnych elementów pozwalających na jego wykorzystanie (nie jest kompletny),
• została wpłacona zaliczka, doszło do oddania składnika na próbę, w najem, w leasing, ale nie doszło do przekazania własności (np. umowa stanowi, że stanie się on własnością po zapłacie całości ceny) - bo składnik majątku nie jest własnością / współwłasnością przedsiębiorcy,

Jeśli składnik majątku nie spełnia powyższych kryteriów, to może wyglądać na pozór, jak środek trwały, ale zostać zaliczony do majątku obrotowego (np. materiały, towary) czy też pozostałego (np. wyposażenie) przedsiębiorstwa. 

Przykład:
Przedsiębiorca kupuje auto, które od chwili nabycia wystawia na serwisach aukcyjnych na sprzedaż. Auto nie będzie traktowane jako środek trwały, lecz jako towar.

Uwaga: Składnik nie musi przebywać w siedzibie firmy - może być wynajmowany lub oddany do używania innemu podmiotowi. Warunkiem jest, że nadal służy to działalności operacyjnej (np. uzyskiwaniu przychodów z najmu). 

Uwaga: Tzw. produkcja w toku oraz inwestycje (środek trwały w budowie) nie jest środkiem trwałym do momentu gdy stworzony składnik majątku nie spełni warunków uznania go za środek trwały. 

Uwaga: Czasowa awaria środka trwałego nie powoduje, że odpis amortyzacyjny jest niedopuszczalny. Nadal uznaje się w tym okresie, że jest on zdatny do użytku (podlega remontowi), o ile nie dojdzie do jego likwidacji, zostanie on naprawiony i nadal będzie wykorzystywany w przedsiębiorstwie. Koszty remontu zalicza się na bieżąco w KPiR i nie wprowadza w żaden sposób do JPK_ST. 

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w fillup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Istnieją dwie podstawowe reguły postępowania ze środkami trwałymi:

• musi on zostać ujęty w ewidencji JPK_ST najpóźniej w miesiącu przekazania go do użytkowania,
• odpisu w JPK_PKPIR dokonać można nie wcześniej niż w miesiącu kolejnym po miesiącu ujęcia w JPK_ST - np. w pierwszym miesiącu kupujemy i ujmujemy środek trwały w JPK_ST, w kolejnym - dokonujemy odpisu amortyzacyjnego (generujemy dowód wewnętrzny który trafia do księgi JPK_PKPiR i obniża nasze koszty), 

Od powyższej reguły istnieją wyjątki, w których odpisu amortyzacyjnego dokonać można już w miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania (zatem co do zasady w okresie nabycia); jest to możliwe w przypadku amortyzacji:

• jednorazowej de minimis - dla środków trwałych o wartości do 50.000 euro rocznie,
• fabrycznie nowych środków trwałych o wartości do 100.000 zł rocznie,
• składników majątku o wartości do 10.000 zł.

Te rodzaje amortyzacji są od siebie niezależne, można stosować jedna z tych metod do jednego środka trwałego, a drugą - do innego. 

W zależności od wartości początkowej (może ona być inna niż cena kupna), istnieją różne zasady ujmowania składników majątku w JPK_ST.

Od remontu, który rozliczany jest na bieżąco w kosztach odróżnić należy modernizację, czyli czynności, dzięki którym środek trwały uzyskuje cechy lepsze, niż występowały one pierwotnie. W przypadku modernizacji przekraczającej 10.000 zł rocznie, jej koszt podlega ujęciu jako podwyższenie wartości początkowej, którą należy wykazać w JPK_ST - zmieniając wpis dotyczący modernizowanego środka trwałego. 

Nie podlegają amortyzacji składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.

Istnieje kilka metod amortyzacji, ale nie każdy składnik majątku można amortyzować według każdej z tych metod. 

Szczególne reguły dotyczą:

• taboru morskiego w budowie,
• środków trwałych wykorzystywanych na podstawie przepisów o komercjalizacji i prywatyzacji, 
• składników w leasingu, najmie - gdzie to korzystający dokonuje odpisów amortyzacyjnych (rzadziej stosowany na rynku leasing finansowy),
• odwiertów rozpoznawczych lub wydobywczych,
• platform wiertniczych lub produkcyjnych. 

Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego. Dopuszczalnym będzie zatem sporządzenie 12 dowodów wewnętrznych - po jednym za każdy miesiąc, czterech, po jednym za kwartał, jak również jednego, który ujęty zostanie zbiorczo na koniec roku.  

Środki trwałe wykazują wyłącznie podatnicy opodatkowani liniowo, według skali podatkowej oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych prowadzący działalność gospodarczą.  JPK_ST składa się łącznie z PIT-36L i PIT-36. Ewidencję (plik) JPK_ST za 2026 r. i lata kolejne złożyć trzeba nie później niż w ostatecznym terminie rozliczenia podatkowego za dany rok (w 2027 r. będzie to 30 kwietnia).  

W przypadku spółek, rozliczenia dokonuje podatnik, a nie spółka w efekcie każdy ze wspólników składa osobno JPK_ST jako załącznik do własnej deklaracji podatkowej. 

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych lecz wykaz środków trwałych. Przygotowują również JPK_ST za 2026. i lata kolejne, jednak w pliku muszą oznaczyć, że w ich przypadku jest to JPK_ST wynikające z EWP (z ryczałtu). JPK_ST posiada odpowiednie pole do wprowadzenia tego oznaczenia.  

Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity^®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online

Plik JPK_ST posiada pola, które odpowiadają ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez przedsiębiorcę. Poszczególne pola należy zatem wypełnić:

• G_1 Liczba porządkowa wiersza ewidencji (max 14 cyfr) 
• G_2 Data nabycia/wytworzenia środka trwałego w formacie RRRR-MM-DD (np. „2026-05-15”) - alternatywnie z G_3
• G_3 Data nabycia wartości niematerialnej i prawnej lub zakończenia prac rozwojowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych w formacie RRRR-MM-DD (np. „2026-05-15”) - alternatywnie z G_2
• G_4 Data przyjęcia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania w formacie RRRR-MM-DD (np. „2026-05-15”) 
• G_5 Określenie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto środek trwały lub wartość niematerialną i prawną (pole opcjonalne)
• G_6 Określenie rodzaju dokumentu stwierdzającego nabycie/wytworzenie. Rodzaj dokumentu wskazuje się poprzez wybór odpowiedniego oznaczenia: • S - umowa sprzedaży, • D - darowizna, • N - wkład niepieniężny, • W - wytworzenie, • F - faktura VAT, • I - inne 
• G_7 Nazwa środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
• G_8 Symbol klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (pole opcjonalne) 
• G_9 Metoda amortyzacji wskazywana poprzez wybór odpowiedniego oznaczenia: • D - degresywna, • L - liniowa, • J - jednorazowa, • I – inna, • X - brak amortyzacji 
• G_10 Stawka amortyzacyjna podatkowa podstawowa (wartość procentowa z przedziału od „0.00” do „100.00” podawana z dokładnością do części setnych np. „33.33”) 
• G_11 Stawka amortyzacyjna podatkowa po korekcie (wartość procentowa z przedziału od „0.00” do „100.00” podawana z dokładnością do części setnych np. „33.33”) (pole opcjonalne) 
• G_12 Wartość początkowa podatkowa w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) 
• G_13 Zaktualizowana wartość początkowa w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) (pole opcjonalne) 
• G_14 Suma odpisów amortyzacyjnych podatkowych dla danego roku podatkowego w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) 
• G_15 Suma odpisów amortyzacyjnych podatkowych narastająco w całym okresie amortyzacji w PLN (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) 
• G_16 Zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych podatkowych w PLN (pole opcjonalne) 
• G_17 Zmiana wartości początkowej podatkowej w PLN: (+) zwiększenie; (-) zmniejszenie (max 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. „1123.45”) (pole opcjonalne)
• G_18 Data likwidacji/zbycia/stwierdzenia niedoboru/kradzieży w formacie RRRR-MM-DD (np. „2026-05-15”) 
• G_19 Przyczyna wykreślenia z ewidencji wskazywana poprzez wybór odpowiedniego oznaczenia: • S - sprzedaż, • X - stwierdzenie niedoboru, • K - kradzież, • D - darowizna, • N - wkład niepieniężny, • I - inne 
• G_20 Określenie numeru dokumentu stwierdzającego wykreślenie z ewidencji (max 256 znaków) 
• KSeF (wielokrotne G_21) Wskazanie numeru dokumentu KSeF stwierdzającego zbycie (węzeł umożliwia wskazanie nieograniczonej liczby nr KSeF) (węzeł opcjonalny) 
• G_22 Reklasyfikacja: 1 - TAK; 2 - NIE 

Uwaga; Nie podlegają objęciu ewidencją:

• budynki mieszkalne, 
• lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, 
• grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, 
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;
• spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z regułą - że wartość odpisu dokonuje się od iloczynu metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego lokalu i kwoty 988 zł, przy czym za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości. 

Uwaga: Od 1 stycznia 2023 roku w Polsce obowiązuje całkowity zakaz podatkowej amortyzacji budynków i lokali mieszkalnych (zgodnie z art. 22c pkt 2 ustawy o PIT oraz art. 16c pkt 2a ustawy o CIT).