Jak opodatkowany jest najem lokali mieszkalnych i użytkowych

Decyzja o inwestowaniu w nieruchomości na wynajem wymaga dogłębnej analizy pod kątem podatkowym. Przed rokiem 2023 podatnicy mieli możliwość wyboru między opodatkowaniem najmu prywatnego na zasadach ogólnych (skala podatkowa, umożliwiająca odliczenie kosztów i amortyzacji) a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Jednakże od 01.01.2023 roku przychody z najmu niezwiązanego z działalnością gospodarczą (tzw. najem prywatny) podlegają opodatkowaniu wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, niezależnie od wysokości osiąganego przychodu.

Jednym z najbardziej dotkliwych elementów reformy, który wymusił redefinicję strategii inwestycyjnych, jest wprowadzenie zakazu amortyzacji dla budynków i lokali mieszkalnych. Przepis ten obowiązuje od 2023 roku i obejmuje wszystkie nieruchomości mieszkalne, niezależnie od daty ich nabycia. Wprowadzenie tego zakazu całkowicie zdezaktualizowało tradycyjną strategię podatkową w najmie mieszkań, która opierała się na celowym generowaniu wysokich kosztów (głównie odpisów amortyzacyjnych) w celu obniżenia podstawy opodatkowania. Amortyzacja była często kluczowym elementem, pozwalającym na osiąganie zerowego dochodu podatkowego przez wiele lat. Obecnie, zarówno w najmie prywatnym, jak i w najmie prowadzonym w ramach działalności gospodarczej, odpisy amortyzacyjne od lokali mieszkalnych nie stanowią kosztów podatkowych.

Dla inwestorów oznacza to konieczność oceny, czy płacenie ryczałtu od przychodu w najmie prywatnym, z jednoczesnym uniknięciem obciążeń ZUS, jest korzystniejsze niż prowadzenie najmu w ramach działalności gospodarczej, gdzie wprawdzie można uwzględniać koszty, ale dochód podatkowy jest wysoki z powodu braku amortyzacji, a dodatkowo działalność obciążona jest wysokimi składkami zdrowotnymi.

Prawo podatkowe wyróżnia dwa źródła przychodów, do których można kwalifikować przychody z najmu. 

Po pierwsze, najem może stanowić odrębne źródło przychodów (tzw. najem prywatny), ujęte w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT.  

Po drugie, najem może być prowadzony w ramach działalności gospodarczej (JDG), która jest definiowana przez ustawę o PIT jako zorganizowana, ciągła działalność zarobkowa, prowadzona we własnym imieniu.

Od 2023 roku najem prywatny podlega wyłącznie opodatkowaniu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Ma to swoje konsekwencje co do stawki podatku oraz kosztów uzyskania, a także wyłączania z podstawy opodatkowania opłat ponoszonych w związku z korzystaniem z nieruchomości.

Natomiast wynajem prowadzony w ramach działalności gospodarczej pozwala przedsiębiorcy na wybór jednej z form opodatkowania przewidzianych dla firm (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).

Co decyduje o kwalifikacji najmu do działalności gospodarczej?

Przez wiele lat organy podatkowe kwestionowały kwalifikację najmu jako prywatnego, argumentując, że duża skala posiadanych nieruchomości (np. kilkanaście lokali) automatycznie oznacza zorganizowany charakter typowy dla działalności gospodarczej. To podejście wiązało się z ryzykiem przymusowego przekwalifikowania przychodów i nałożenia wyższych obciążeń podatkowych i składkowych.

Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego diametralnie zmieniło tę perspektywę. Uznano, że przychody te powinny być traktowane jako przychody z najmu prywatnego, zawsze gdy podatnik nie zdecydował o zaliczeniu wynajmowanych składników majątku do związanych z działalnością gospodarczą (uchwała 7 sędziów NSA z dnia 24 maja 2021 r., II FPS 1/21). Wniosek wynikający z tej wykładni jest fundamentalny dla planowania podatkowego: skala przedsięwzięcia nie jest czynnikiem decydującym. Kluczowa jest wola podatnika. Jeżeli właściciel nie wprowadził formalnie nieruchomości do ewidencji środków trwałych firmy i nie zadeklarował, że najem stanowi element działalności gospodarczej, ma prawo rozliczać te przychody ryczałtem jako najem prywatny. Ta interpretacja umożliwia opodatkowanie dużego portfela mieszkań korzystnym ryczałtem, jednocześnie pozwalając uniknąć ponoszenia składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne właściwych dla działalności gospodarczej.

Jaka forma zorganizowania najmu może wskazywać na prowadzenie działalności gospodarczej?

Chociaż wola podatnika jest kluczowa, należy unikać działań, które wykraczają poza zarządzanie majątkiem prywatnym. Świadczenie szerokiego wachlarza usług dodatkowych, aktywne pozyskiwanie klientów na zasadach komercyjnych czy korzystanie ze złożonych struktur zarządczych (np. zatrudnianie personelu do obsługi najmu) może zostać zinterpretowane przez organy podatkowe jako prowadzenie zorganizowanej działalności, wymuszając tym samym przekwalifikowanie źródła przychodu. Ryzyko to jest najwyższe w segmencie najmu krótkoterminowego.

Czy najem krótkoterminowy stanowi prowadzenie działalności gospodarczej?

Kwalifikacja wynajmu krótkoterminowego jest najbardziej problematyczna. W przeciwieństwie do najmu długoterminowego, najem na doby lub na krótkie okresy (np. turystyczny) jest przez organy podatkowe najczęściej traktowany jako świadczenie usług noclegowych, a nie jako klasyczny najem. Wynajmowanie nieruchomości przez platformy rezerwacyjne w sposób zorganizowany i ciągły, nawet jeśli nie towarzyszy mu formalna rejestracja w CEIDG, jest często równoznaczne z faktycznym prowadzeniem działalności gospodarczej. Istnieje jednak prawnie dopuszczalny mechanizm, w ramach którego właściciel nieruchomości, który nawiązuje współpracę z profesjonalnym operatorem zarządzającym wynajmem (np. w modelu zarządzania apartamentami lub condohotelu), nie musi samodzielnie zakładać działalności gospodarczej. W takim przypadku to operator jest podmiotem zarejestrowanym jako firma i to na nim spoczywa odpowiedzialność za prowadzenie działalności gospodarczej. Właściciel otrzymuje przychody na podstawie umowy cywilnoprawnej z operatorem.

Czy najem krótkoterminowy jest dozwoloną formą prowadzenia działalności gospodarczej przez fundację rodzinną?

Tak. Orzecznictwo sądów administracyjnych (wyrok WSA w Gdańsku z 19.06.2024 r., I SA/Gd 219/24 i wyrok WSA w Gliwicach z 02.04.2025 r., I SA/Gl 1191/24) potwierdza, że wynajmowanie przez fundację rodzinną apartamentów na zasadach najmu krótkoterminowego stanowi działalność dozwoloną w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej i w konsekwencji nie podlega opodatkowaniu sankcyjną stawką 25% podatku CIT. Według ustawy o fundacji rodzinnej najem, dzierżawa lub udostępnianie mienia do korzystania na innej podstawie jest działalnością dozwoloną. W polskim systemie prawnym nie funkcjonuje odrębna regulacja najmu krótkoterminowego, dlatego podstawą umów najmu krótkoterminowego są przepisy ogólne dotyczące najmu zawarte w kodeksie cywilnym.

Dla najmu prywatnego jedyną możliwą formą rozliczenia jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt oznacza, że podatek jest naliczany od całego przychodu, a podatnik nie ma możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Stawki ryczałtu wynoszą:

• 8,5% – dla przychodów z najmu uzyskanych w danym roku do limitu 100 000 PLN,
• 12,5% – od nadwyżki przychodów powyżej 100 000 PLN rocznie.

Ujęcie najmu w ramach działalności gospodarczej pozwala na wybór następujących form opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych:

*wartości aktualne w 2025 r.

Czy przychód wynajmującego obejmuje dodatkowe opłaty ponoszone przez najemcę ponad czynsz?

Przychodem wynajmującego jest kwota otrzymana lub postawiona do dyspozycji, zazwyczaj jest to umówiony czynsz. Należy precyzyjnie odróżnić przychód wynajmującego (właściciela) od wydatków ponoszonych przez najemcę. Przychód z najmu nie obejmuje opłat (wydatków) związanych z przedmiotem najmu, które są ponoszone przez najemcę, takie jak opłaty za media, energię elektryczną, czy opłaty do wspólnoty mieszkaniowej. Opłaty te nie stanowią przysporzenia majątkowego dla wynajmującego. W najmie prywatnym kluczowa jest zasada kasowa – opodatkowanie powstaje w momencie faktycznego otrzymania środków.

Przychód z prywatnego najmu uwzględnia się bowiem jedynie w przypadku, gdy rzeczywiście go otrzymano. Nie uważa się za przychód kwot, które były zgodnie z umową należne, ale nie zostały jeszcze otrzymane. Podobnie, nie traktuje się jako przychodu kwot wpłaconych jako kaucje zwrotne, dopóki nie zostaną wykorzystane na pokrycie określonych świadczeń (na przykład, dopóki nie zostaną odjęte od czynszu najmu). Ta sama reguła dotyczy kar umownych za nieprawidłowości związane z wykorzystywaniem przedmiotu najmu (np. za oddanie w podnajem, za organizację spotkania, które była zastrzeżone jako zabronione). Kary te stają się przychodem prywatnie wyłącznie w chwili ich faktycznego pobrania z kaucji (kompensaty) lub zapłaty ze strony najemcy.

Istnieje jednak pewien wyjątek od tej reguły w przypadku najmu prowadzonego w ramach działalności gospodarczej. W takim przypadku, kwoty należne uważa się za przychód, nawet jeśli jeszcze nie zostały faktycznie zapłacone.

Jakie są wady rozliczania najmu w ramach działalności gospodarczej?

W związku z zakazem amortyzacji lokali mieszkalnych, wykazywanie przychodów z najmu w ramach działalności gospodarczej stało się mniej opłacalne. Choć w działalności istnieje możliwość odliczania bieżących kosztów (remonty, media opłacone przez właściciela, koszty zarządcze), wysokie stawki składki zdrowotnej często przewyższają korzyści płynące z możliwości odliczenia bieżących kosztów, zwłaszcza gdy dochód podatkowy jest wysoki.

W kontekście najmu mieszkań, najem prywatny zapewnia najniższe obciążenie całkowite, ponieważ eliminuje składkę zdrowotną, a jego ryczałtowe stawki PIT (8,5% / 12,5% od przychodu) są niższe niż podatek liniowy (19%) lub skala podatkowa (12% / 32%) naliczane od wysokiego dochodu w ramach działalności gospodarczej.

W jakich terminach płatne są zaliczki na PIT od najmu?

Zarówno w najmie prywatnym, jak i w ramach działalności gospodarczej, zaliczki na podatek dochodowy opłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu bądź kwartale rozliczeniowym. Przy działalności istnieje dodatkowo możliwość wyboru formy uproszczonej opłacania zaliczek (na podstawie dochodu sprzed 2 lat), co w okresie dynamicznego wzrostu dochodów może stanowić narzędzie optymalizacyjne, polegające na opóźnieniu faktycznej zapłaty należnego podatku. Wybór formy kwartalnej lub uproszczonej jest co do zasady dostępny jedynie dla małych podatników, których przychody brutto nie przekroczyły 2 mln euro.

Kogo obciąża podatek PIT, gdy właściciel użycza lokalu z prawem podnajmu?

Umowa użyczenia lokalu z prawem podnajmu może być wykorzystana w celu optymalizacji obciążeń podatkowych, zwłaszcza w relacjach rodzinnych. Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej (np. pismo DKIS z dnia 10 stycznia 2025 r., znak 0112-KDIL2-2.4011.774.2024.2.IM), w przypadku użyczenia lokalu mieszkalnego (np. przez matkę synowi) z prawem do podnajmu, jeżeli to biorący w użyczenie (syn) faktycznie podpisuje umowę z najemcą i czerpie korzyści, to on staje się podatnikiem podatku dochodowego. Właściciel lokalu (użyczający) jest wówczas zwolniony z obowiązku podatkowego. Taka strategia pozwala na efektywne przesunięcie obowiązku podatkowego na podmiot, który może wykorzystać niższe progi ryczałtu (np. próg 100 000 PLN na stawkę 8,5%), jednocześnie wyłączając właściciela z obciążeń związanych z tym przychodem.

Czy małżonkowie, między którymi istnieje wspólność majątkowa, mogą złożyć oświadczenie o opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych całości przychodu przez jednego z nich?

Tak. W takim przypadku, ryczałt wynosi 8,5% przychodów do kwoty 200 tys. zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 200 tys. zł. W przypadku, gdy oprócz przychodów z najmu składnika majątku wspólnego, małżonek osiąga również przychody z najmu prywatnego składnika stanowiącego jego majątek osobisty, to od przychodów z najmu składnika majątku osobistego, małżonek opłaca ryczałt w wysokości 8,5% przychodów do kwoty 100 tys. zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 tys. zł. Przy obliczaniu kwoty przychodów w wysokości 100 tys. zł małżonek uwzględnia przychody z najmu składnika majątku wspólnego, w odniesieniu do których małżonkowie złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich. Limit ulega zatem odpowiedniemu obniżeniu o ten, który wykorzystany zostaje do majątku wspólnego. 

Po złożeniu oświadczenia limit 200.000 zł dotyczy wówczas zarówno majątku wynajmowanego w ramach działalności (przychodów z działalności - ale w zakresie przychodów z wynajmu w tej działalności składników majątku oraz usług związanych z zakwaterowaniem - czyli objętych stawką 8,5%), jak i przychodów z najmu prywatnego - również objętych stawką 8,5%. 

W kontekście zakazu amortyzacji lokali mieszkalnych w działalności gospodarczej warto precyzyjnie rozróżniać wydatki na remont i na ulepszenie, gdyż ma to kluczowe znaczenie dla kwalifikacji kosztów podatkowych.

Wydatki na ulepszenie środków trwałych o wartości przekraczającej 10 000 PLN netto zwiększają wartość początkową środka trwałego. Ponieważ amortyzacja lokali mieszkalnych jest zakazana, wydatki te stają się kosztami „zamrożonymi” w wartości początkowej środka trwałego, bez możliwości ich rozliczenia w czasie, co oznacza ich utratę dla celów podatkowych. Właściciele wynajmujący mieszkania w ramach działalności muszą zatem precyzyjnie dokumentować i klasyfikować wszelkie nakłady jako remont, aby zachować prawo do ich bieżącego zaliczenia do kosztów podatkowych. Natomiast majątek o wartości nieprzekraczającej 10 000 PLN netto może być traktowany jako wyposażenie lub składnik majątku niskocennego i zaliczony do kosztów bieżących jednorazowo, bez konieczności amortyzacji.

Czy dopuszczalna jest amortyzacja lokali użytkowych i niemieszkalnych?

Lokale użytkowe i inne budowle niemieszkalne nie są objęte zakazem amortyzacji. Pozostają one atrakcyjne inwestycyjnie w ramach działalności, ponieważ przedsiębiorca ma prawo generować odpisy amortyzacyjne w celu obniżenia dochodu. Od 1 stycznia 2024 roku wprowadzono możliwość zastosowania przyspieszonej amortyzacji dla budynków niemieszkalnych (lokali użytkowych) położonych na obszarach zagrożonych wysokim bezrobociem. Okres amortyzacji może zostać skrócony do 5 lat (stawka 20%) lub 10 lat (stawka 10%), w zależności od poziomu bezrobocia w danym powiecie w stosunku do średniej krajowej. Dla inwestorów komercyjnych (najem lokali użytkowych) zastosowanie stawki 20% rocznie pozwala na bardzo szybkie rozliczenie kosztu nabycia majątku, stanowiąc kluczowy mechanizm obniżający podatek dochodowy od prowadzonej działalności.

Kwalifikacja najmu na gruncie podatku VAT jest niezależna od tego, czy przychód rozliczany jest w PIT jako najem prywatny, czy jako działalność gospodarcza. Na płaszczyźnie VAT najem zawsze stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Każdy wynajmujący jest potencjalnym podatnikiem VAT i podlega regulacjom ustawy o VAT. Zasadą jest, że najem (w tym najem nieruchomości) podlega opodatkowaniu stawką podstawową 23% VAT. Ewentualnie usługi związane z zakwaterowaniem (czyli najem krótkoterminowy) opodatkowane są stawką preferencyjną w wysokości 8%. Wyjątkiem od opodatkowania najmu podatkiem VAT jest z kolei zwolnienie przedmiotowe (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT). Zwolnienie to dotyczy wyłącznie najmu lokali na cele zaspokojenia stałych potrzeb mieszkaniowych najemcy. Aby zwolnienie przedmiotowe było skuteczne, należy zadbać o precyzyjne sformułowanie umowy najmu, wyraźnie wskazując, iż lokal mieszkalny jest wynajmowany w celu realizacji potrzeb mieszkaniowych najemcy.

Przykłady:

• Jeżeli lokal wynajmowany jest studentom lub rodzinie w celu zaspokojenia ich potrzeb mieszkaniowych, obrót ten jest zwolniony z VAT, bez względu na jego wysokość.

• Jeżeli mieszkanie wynajmowane jest na inne cele, np. w modelu najmu krótkoterminowego (turystycznego), cel mieszkaniowy nie jest spełniony, a zatem zwolnienie przedmiotowe nie ma zastosowania. Taki najem podlega stawce 23% VAT, chyba że podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego.

Jak traktowany jest dodatkowy najem garażu, miejsca postojowego lub komórki lokatorskiej?

Jedną z największych pułapek VAT w najmie mieszkań jest kwestia wynajmu dodatkowych elementów, takich jak miejsca postojowe, garaże czy komórki lokatorskie. Najem takich dodatkowych składników jest często uznawany za odrębną usługę, która nie służy bezpośrednio zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, a tym samym nie podlega zwolnieniu przedmiotowemu i jest opodatkowany stawką 23% VAT. Najnowsze interpretacje podatkowe w tym zakresie (np. pismo DKIS z dnia 24 stycznia 2024 r., znak 0113-KDIPT1-2.4012.761.2023.2.JS) wskazują na możliwość zastosowania zwolnienia z VAT przy najmie lokali mieszkalnych wraz z przynależnymi do nich komórkami lokatorskimi, jeżeli świadczenie to jest uznane za usługę kompleksową, wynajmowaną jednej osobie fizycznej na cele mieszkaniowe. Podobnie może być traktowany garaż lub miejsce parkingowe, jeżeli jest nierozerwalnie związany z najmem lokalu mieszkalnego na stałe cele. Planując najem, należy unikać zatem umownego rozdzielania kwot czynszu za mieszkanie i garaż lub udowodnić, że miejsce postojowe jest nierozerwalnym elementem świadczenia na cele mieszkaniowe, aby zapobiec konieczności opodatkowania go stawką 23% VAT.

Co w sytuacji, gdy nie można skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego?

Podatnik, który nie jest w stanie skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego (np. z powodu najmu lokali użytkowych lub najmu krótkoterminowego), może być zwolniony z VAT na podstawie zwolnienia podmiotowego (art. 113 ustawy o VAT). Zwolnienie to przysługuje, jeżeli obrót z tytułu sprzedaży opodatkowanej VAT nie przekroczył w poprzednim roku kwoty 240 000 PLN (począwszy od 2026 roku - wcześniej obowiązywał limit 200 000 PLN).

Przychody ze zwolnionego najmu mieszkalnego (na stałe cele mieszkaniowe) nie wliczają się do limitu 240 000 PLN. Wlicza się natomiast obrót z najmu na cele inne niż mieszkaniowe (np. najem krótkoterminowy, garaży). Jeśli obrót z najmu opodatkowanego VAT przekroczy 240 000 PLN, podatnik musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i zapłacić podatek od pierwszej transakcji, która spowodowała przekroczenie limitu. Natomiast małżonkowie wynajmujący nieruchomość wchodzącą w skład ich majątku wspólnego korzystają z podwójnego limitu 480 000 PLN (począwszy od 2026 roku - wcześniej 400 000 PLN).

Jak dokumentować najem na gruncie VAT?

Czynny podatnik VAT musi wystawiać faktury w relacjach B2B i to za pośrednictwem KSeF począwszy od lutego (kwietnia) 2026 r. Termin na ich wystawienie to co do zasady 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub wydania towaru, lub otrzymania zaliczki. Wystawienie faktury wcześniej jest możliwe, jednak nie wcześniej niż na 60 dni przed planowaną datą transakcji. Obowiązkowym elementem dokumentacji VAT jest comiesięczne lub kwartalne generowanie i wysyłka pliku JPK_V7 (będącego ewidencją zakupów i sprzedaży VAT). Maksymalny termin na zapłatę VAT i wysyłkę JPK_V7 to 25. dzień miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

Gdy jednak najem objęty jest zwolnieniem z VAT, to nie ma konieczności jego dokumentowania fakturą. Aczkolwiek na żądanie nabywcy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (ewentualnie: rachunek) dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wynajem nieruchomości własnych lub dzierżawionych jest też zwolniony z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej, o ile świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Czy wynajem mieszkania dla pracowników, zleceniobiorców bądź kontrahentów daje prawo do odliczenia podatku naliczonego w VAT?

Tak. Zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 2 czerwca 2023 r. (I FSK 542/19) wydatki na najem lokali będą miały związek z czynnościami opodatkowanymi, gdy podatnik zamierza je poczynić celem stworzenia warunków zatrudniania dla swoich pracowników czy też nawiązania współpracy ze zleceniobiorcami bądź kontrahentami. Nie mają one bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych obrotach, lecz ich poniesienie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem od towarów i usług niejako poprzez zabezpieczenie utrzymania źródła przychodu. Podatnik ma więc prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z poniesieniem takich wydatków. Analogiczne stanowisko NSA zajął w wyrokach z dnia 12 grudnia 2023 r. (I FSK 281/23) i z dnia 8 listopada 2024 r. (I FSK 789/21).

Jak prawidłowo refakturować koszty mediów?

Zgodnie z wyrokiem TSUE z dnia 16 kwietnia 2015 r. (C-42/14) w przypadku najmu krótkoterminowego (udostępnianie nieruchomości wraz ze świadczeniami dodatkowymi, bez możliwości ich rozdzielenia) można mówić o usłudze kompleksowej (najem plus media). Jeśli wynajmujący nie ma możliwości swobodnego (zwłaszcza wobec innych wynajmujących) wyboru „dostawców mediów”, to świadczenia dodatkowe byłyby nierozerwalnie związane z najmem i uważane za stanowiące jedną całość. Dlatego w takiej sytuacji usługa kompleksowa (najem plus media) podlega opodatkowaniu jedną stawką VAT - właściwą dla samego najmu.

Jednakże w przypadku najmu długoterminowego niejednokrotnie media rozliczane są na podstawie zużycia, a sama dostawa niektórych mediów (np. woda i ścieki oraz ogrzewanie) objęta jest preferencyjną stawką VAT. Pojawia się wówczas pytanie, czy wynajmujący refakturując koszt mediów na najemcę może również skorzystać z takich preferencyjnych stawek VAT. Według pisma DKIS z dnia 20 maja 2022 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.118.2022.2.MSO rozwiązanie takie jest prawidłowe. Podobnie orzekł NSA we wcześniejszym wyroku z dnia 7 października 2015 r. (I FSK 906/15).

Prawidłowe prowadzenie ewidencji stanowi podstawę rozliczeń podatkowych. Dla najmu prywatnego (ryczałt) prowadzi się Ewidencję przychodów, chyba że zawarto pisemną umowę najmu, a czynsz wpływa na konto bankowe wynajmującego - wówczas można skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Ewidencja przychodów powinna być uzupełniana na bieżąco, chronologicznie, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w kolejnym dniu funkcjonowania.

Przy działalności gospodarczej prowadzi się Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz Ewidencję Środków Trwałych. Wpisy w KPiR muszą być chronologiczne i obejmować liczbę porządkową, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz datę wystąpienia przychodu/kosztu. Kluczowym obowiązkiem jest dekretacja dokumentów. Każdy dokument księgowy musi być opisany poprzez umieszczenie na nim numeru, z jakim został wpisany do księgi, oraz okresu, w jakim jest uwzględniany.

Jak przedstawia się bieżący harmonogram płatności?

Termin na opłacenie zaliczek PIT przy ryczałcie w najmie prywatnym przypada na 20. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Jedynie płatność za grudzień przenieść można na koniec kwietnia roku następnego. Poza roczną deklaracją podatkową PIT-28 nie ma potrzeby składania żadnej deklaracji comiesięcznie.

Z kolei w przypadku działalności gospodarczej obowiązują następujące terminy płatności:

Płatności podatkowe i składkowe muszą być regulowane w terminie, aby uniknąć odsetek i utraty praw (np. do zasiłku chorobowego z ZUS).

Jakie zasady obowiązują dla składki zdrowotnej przy najmie w ramach działalności gospodarczej?

Najem w ramach działalności obliguje do opłacania składki zdrowotnej. Jeśli podatnik wybrał opodatkowanie przychodów z działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to wówczas składka zdrowotna jest naliczana w ramach trzech progów przychodowych (do 60 000 zł, 60 000–300 000 zł, powyżej 300 000 zł). Mechanizm ten wymaga bieżącej kontroli przychodów, ponieważ przekroczenie progu zobowiązuje do zapłaty wyższej składki zdrowotnej za cały rok, a nie tylko za miesiące po przekroczeniu limitu. Na podatku liniowym składka zdrowotna to 4,9% dochodu, a na skali podatkowej 9% dochodu. Roczne rozliczenie składki zdrowotnej na podstawie faktycznego dochodu/przychodu z danego roku musi być dokonane do 20 maja roku następującego po roku podatkowym, na formularzach ZUS DRA lub ZUS RCA.

W jaki sposób wykazać przychody z najmu w rocznej deklaracji PIT?

Zeznanie roczne PIT-28 należy złożyć do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Wybór właściwej deklaracji oraz ich liczby zależy od indywidualnej sytuacji podatnika.

W przypadku łączenia działalności gospodarczej z innymi źródłami dochodu (np. umowa o pracę, najem prywatny) konieczne może być złożenie kilku deklaracji podatkowych. Przykładowo, jeśli podatnik prowadzi działalność opodatkowaną liniowo i jednocześnie uzyskuje przychody z najmu prywatnego, musi złożyć PIT-36L (dla działalności) i PIT-28 (za najem prywatny). Jednakże gdy dodatkowo osiąga przychody z tytułu umowy o pracę, to musi złożyć trzecią deklarację, tj. PIT-37, bowiem te przychody opodatkowane są według skali podatkowej. Jedynie gdyby przychody z działalności gospodarczej opodatkowane były również na zasadach ogólnych (skala), to wówczas można by uniknąć składania trzeciej deklaracji (PIT-37) i wszystkie przychody opodatkowane skalą podatkową (umowa o pracę, działalność gospodarcza) ująć w PIT-36, a tylko najem prywatny osobno w PIT-28.

Jak prawidłowo archiwizować dokumentację związaną z najmem?

Dokumenty księgowe muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich czytelność, autentyczność i integralność treści, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Standardowy okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat. Termin ten liczy się:

• dla PIT: od końca roku, w którym upłynął termin złożenia deklaracji podatkowej (co do zasady do 30 kwietnia).
• dla VAT należnego: od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• dla składek ZUS: od dnia, w którym stały się wymagalne.

Dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (skany), nawet jeśli pierwotnie dokumenty były w formie papierowej. Forma elektroniczna pozwala na odliczenie VAT i zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem zachowania autentyczności.