Ubezpieczenie pojazdów jako koszt przedsiębiorstwa

Wydatki na zakup oraz eksploatację samochodu są jednymi z najczęściej spotykanych źródeł kosztów w firmie, a równocześnie zasady uwzględniania tych kosztów są zróżnicowane w zależności od konkretnego wydatku. Szczególną grupą kosztów związanych z wykorzystywaniem auta są składki ubezpieczeniowe. Rozlicza się je na innych zasadach niż wydatki związane z nabyciem (lub posiadaniem) pojazdu i niż wydatki eksploatacyjne związane z jego użytkowaniem.

Analizując temat kosztów związanych z ubezpieczeniami pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej należy pamiętać, że, zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych są zwolnione z podatku od towarów i usług. Zakupu polisy nie wykazuje się więc w rejestrze VAT ani w deklaracji VAT. Inaczej będzie już z opłatami okołoubezpieczeniowymi, które mogą podlegać opodatkowaniu VAT.

Zakup polisy może być jest natomiast kosztem w podatku dochodowym - o ile przedsiębiorca zdecydował się na taką formę opodatkowania, która dopuszcza uwzględnianie kosztów uzyskania przychodu. Taką możliwość mają więc podatnicy rozliczający podatek dochodowy na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, natomiast nie mają - przedsiębiorcy stosujący ryczałt od przychodów ewidencjonowanych bądź kartę podatkową. Brak odliczenia VAT pozwala księgować ją w kosztach w całej wartości. W przypadku opłat okołoubezpieczeniowych - wydatek księgowany będzie do kosztów w kwocie netto plus podatek VAT, który nie może zostać odliczony w ramach rozliczeń VAT.

Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity^®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2023 i wyślij PIT online

Zasady rozliczania kosztów związanych z ochroną ubezpieczeniową samochodu różnią się w zależności od statusu prawnego pojazdu, od rodzaju ubezpieczenia a niekiedy dodatkowo od wartości pojazdu.

Możliwe statusy auta wykorzystywanego w działalności gospodarczej to:

• pojazd osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych i użytkowany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą,
• pojazd osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale użytkowany w sposób mieszany,
• prywatny pojazd osobowy przedsiębiorcy, nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale wykorzystywany również na cele związane z działalnością gospodarczą,
• pojazd osobowy w leasingu operacyjnym (a więc pozostający własnością firmy leasingowej),
• pojazd osobowy w leasingu finansowym (wprowadzany do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy),
• pojazd osobowy wynajmowany na podstawie umowy najmu lub umowy dzierżawy,
• pojazd inny niż osobowy, gdzie ograniczenia nie obowiązują (rozliczeniu w kosztach podlega pełna wartość polisy ubezpieczeniowej).

Do celów księgowych ubezpieczenia należy podzielić na:

• ubezpieczenia, których składki są kalkulowane niezależnie od wartości samochodu (OC, NNW),
• ubezpieczenia, których składki są kalkulowane w oparciu o wartość samochodu (AC, GAP).

Dodatkowo w przypadku ubezpieczeń, w których pod uwagę brana jest wartość pojazdu, zasady uwzględniania składek w kosztach firmy różnią się w zależności od tego, czy wartość księgowa auta (co do zasady - kwota netto plus podatek VAT nie będący podstawą do jego odliczenia) mieści się w przedziale do 150 tys. zł, czy przekracza ten próg. Ten sam limit dotyczy aut z tradycyjnym (spalinowym) napędem, z napędem hybrydowym, elektrycznym i wodorowym.

Ze względów podatkowych najprostsza - ale też najmniej korzystna dla przedsiębiorcy - jest sytuacja, w której pojazd jest jego prywatną własnością, nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale jest wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą. Wtedy zasady, na jakich koszty składek ubezpieczeniowych są uwzględniane w kosztach firmy, określa art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem, składki na ubezpieczenie takiego samochodu są uwzględniane w kosztach na identycznych zasadach, jak koszty jego eksploatacji. To oznacza, że kosztem firmy w podatku dochodowym jest 20% kwoty zapłaconych składek, niezależnie od rodzaju ubezpieczenia (obowiązkowe, nieobowiązkowe, związane z wartością pojazdu, niezwiązane z wartością pojazdu) ani wartości pojazdu.

Ograniczeń tych nie stosuje się w przypadku korzystania w firmie z prywatnego pojazdu innego niż osobowy. Gdyby pojazd taki nie stanowił środka trwałego, ale był wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, to całość wydatku na ubezpieczenie stanowić będzie koszt uzyskania przychodów.

Inne zasady obowiązują w przypadku pojazdów firmowych - a więc wprowadzonych do ewidencji środków trwałych bądź użytkowanych na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy. W ich przypadku wydatki na ochronę ubezpieczeniową co do zasady mogą stanowić koszty uzyskania przychodów - jednak z zastrzeżeniem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Oba te przepisy nakazują wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

W praktyce oznacza to, że wydatek poniesiony na opłacenie składki obowiązkowego ubezpieczenia OC i NNW można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów w całości, niezależnie od tego, jaka jest wartość ubezpieczanego pojazdu. O konieczności uwzględnienia limitu decyduje bowiem sposób kalkulacji składki, a nie sama wartość pojazdu. Tymczasem składka tego ubezpieczenia nie zależy od wartości pojazdu.

O limicie należy natomiast pamiętać przy uwzględnianiu w kosztach składek na dobrowolne ubezpieczenia AC oraz GAP (ubezpieczenie od utraty wartości pojazdu w razie szkody całkowitej). Gdy wartość samochodu wskazana w polisie nie przekracza 150 tys. zł, w kosztach uwzględnia się 100% zapłaconej składki. W przypadku droższych pojazdów składka jest uwzględniania proporcjonalnie. Na przykład gdy wartość auta wskazana w polisie to 200 tys. zł, kosztem uzyskania przychodu jest jedynie 75% zapłaconej składki (ponieważ jedynie 75% wartości auta mieści się w ustawowym progu).

Istotne, że wartość pojazdu przyjmuje się na podstawie danych z polisy ubezpieczeniowej na dany rok, a nie z dokumentu nabycia pojazdu lub z dokumentów leasingowych (wynajmu). W efekcie zmniejszanie się wartości pojazdu powoduje, że w kolejnych latach po roku zakupu składki ubezpieczeniowe mogą zostać rozliczone w pełnej wartości (gdy ta wartość spadnie do 150 tys.zł lub poniżej). W efekcie księgowanie przy umowach leasingu / najmu dla pojazdów o wartości przekraczającej 150 tys. zł odbywa się według dwóch zasad - odrębnie dla ubezpieczenia, gdzie wartość ustalana jest z umowy ubezpieczenia, oraz odrębnie - dla limitów rat leasingowych/najmu, gdzie co do zasady oddzielić należy część odsetkową oraz kapitałową i limit stosować w oparciu o jednokrotnie ustaloną wartość z umowy leasingu do raty kapitałowej.

Składki na ubezpieczenie nie podlegają natomiast limitowaniu do wartości 75% poniesionego kosztu. Nie stanowią one bowiem wydatków eksploatacyjnych dotyczących pojazdów osobowych, w efekcie zaliczyć je można w 100% do kosztów w przypadku pojazdów do 150 tys. zł.

W przypadku wystąpienia szkody lub zdarzenia komunikacyjnego i naliczenia opłaty administracyjnej dotyczącej tego typu zgłoszeń, opłatę taką traktuje się za związaną z eksploatacją pojazdu. Tu obowiązują limity 75% kosztów i dodatkowo limit 150 tys. zł (225 tys. zł w przypadku pojazdów elektrycznych lub wodorowych).

W przypadku wyszczególnienia na fakturze osobnej pozycji ubezpieczenia pojazdu, do limitowania wysokości kosztów decydującym jest, kto jest podmiotem ubezpieczającym. Gdy leasingobiorca sam zawarł umowę ubezpieczenia i opłaca składki - limit stosowany jest w stosunku do umowy ubezpieczeniowej, rozliczanej odrębnym dokumentem od umowy leasingu. Gdy to leasingodawca zawrze umowę ubezpieczenia z ubezpieczycielem, a następnie zgodnie z zawartą umową obciąży leasingobiorcę kosztem tych składek, to limit liczyć należy w stosunku do rat i płatności ubezpieczeniowych ustalonych przez leasingodawcę. Tak jest bez względu na to, czy koszt ubezpieczenia leasingowanego samochodu osobowego został wliczony/wkalkulowany w ratę leasingową, czy nie. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 27 maja 2019 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.105.2019.1.A.

Leasing w działalności przedsiębiorcy

Umowę ubezpieczenia pojazdu najczęściej zawiera się na okres roku, jednak bardzo rzadko zdarza się, by rok wskazany na polisie pokrywał się z rokiem kalendarzowym. Najczęściej ochrona ubezpieczeniowa obowiązuje przez część dwóch kolejnych lat kalendarzowych. Taką polisę należy zaksięgować inaczej w zależności od tego, czy przedsiębiorca stosuje kasową, czy memoriałową metodę ujmowania kosztów. Przy metodzie kasowej koszt wykazuje się jednorazowo, w dacie wystawienia polisy. Natomiast stosując metodę memoriałową koszty uwzględnia się w okresie, którego dotyczą. Dlatego koszt polisy należy podzielić pomiędzy dwa lata - w proporcji do liczby dni trwania ochrony ubezpieczeniowej w każdym z tych lat. Ta sama zasada dotyczyć będzie wszystkich rodzajów ubezpieczenia (OC, AC, NNW, GAP) pozostałych wydatków okołoubezpieczeniowych, ponoszonych w związku z zawarciem polisy.

Dowód księgowy, na podstawie którego dochodzi do księgowania, to z reguły polisa ubezpieczeniowa.

Dopuszczalne jest księgowanie składki również na podstawie blankietów ubezpieczeniowych w powiązaniu z dowodem zapłaty składki ubezpieczeniowej.

W obu przypadkach zwrócić należy uwagę na minimalny zakres danych, jakie znaleźć winny się na dokumencie. Jako tzw. inny dowód księgowy uznaje się dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
   
   • oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Podanie numeru NIP na polisie lub wskazanie, że polisa zawierana jest w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie są elementami obowiązkowymi. Ich brak nie dyskwalifikuje dowodu z rozliczenia w kosztach podatkowych.