Wynajmujesz mieszkanie? A może masz wolny pokój, który stoi pusty i czeka na lokatora? Nie wiesz jak sporządzić umowę i wykazać zarobek z najmu w swojej deklaracji podatkowej? A może zastanawiasz się jak zalegalizować najem i płacić jak najmniej podatków? Jeśli odpowiedź na któreś z powyższych pytań brzmi tak, to dobrze trafiłeś. Na kolejnych stronach naszego poradnika dowiesz się wszystkiego, co będzie Ci w przyszłości w tym celu potrzebne.   

Podatek od najmu oblicz wygodnie w Programie e-pity 2023

Nie musisz liczyć podatku w PIT-28 lub PIT-36 za 2023 od najmu ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo z uwzględnieniem wszystkich ulg i odliczeń. Zadbaj o najniższy podatek i najszybszy zwrot do 45 dni! Wylicz podatek z najmu od razu w Programie e-pity 2023 teraz i wyślij PIT online

Począwszy od 2023 r. zmianie uległy kluczowe reguły opodatkowania najmu prywatnego, prowadzonego bez rejestracji działalności gospodarczej.

Metody opodatkowania przychodów z najmu

Rozliczając się z najmu za przychody z 2023 r. możesz wybrać:

  • Ryczałt ewidencjonowany (8,5%, a po przekroczeniu 100 tys. zł - 12,5%) - stosowany prywatnie,
  • Ryczałt ewidencjonowany rozliczany w ramach działalności gospodarczej (8,5%, a po przekroczeniu 100 tys. zł - 12,5%),
  • Opodatkowanie na zasadach ogólnych (12%, 32%), ale wyłącznie jeśli prowadzisz w tym zakresie działalność gospodarczą, 
  • Rozliczanie najmu w ramach założonej firmy i opodatkowanie go liniowo podatkiem według stawki 19%.

Decyzja należy tylko i wyłącznie od Ciebie, każda z tych zasad ma swoje wady, ale również i zalety! Musisz zatem sprawdzić, która z metod jest dla Ciebie najkorzystniejsza.

Najem prywatny nieruchomości i oświadczenie o najmie za 2023 r.

Począwszy od 2023 r. nie ma możliwości rozliczać przychodów z najmu prowadzonego prywatnie według skali podatkowej. Wyłączną metodą opodatkowania najmu prywatnego (czyli poza prowadzeniem działalności gospodarczej w tym zakresie) jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatnik nie ma obowiązku zgłaszać wyboru najmu prywatnego na zasadach ryczałtowych (obowiązek taki istniał do 2022 r.). Od 2023 r. od momentu uzyskania pierwszego przychodu z najmu, podatnik obowiązany jest opłacać przychód na zasadach ryczałtowych, tj. według stawki 8,5%/12,5%.

Obowiązek stosowania formy ryczałtowej dotyczy zarówno nieruchomości mieszkalnych, jak i wszelkich innych nieruchomości i udziałów w ich współwłasności.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, mają możliwość przychody z najmu rozliczać w ramach tej działalności i rozliczać je według skali podatkowej lub liniowo. Niemniej jednak, nawet w takiej działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie ma możliwości rozliczać w kosztach uzyskania przychodów, odpisów amortyzacyjnych z tytułu wynajmu lokali mieszkalnych. Brak prawa amortyzacji dotyczy również podatników, którzy nabyli lokal przed 2023 r. i rozpoczęli amortyzację przed 2023 r. Nie obowiązuje tu zasada ochrony praw nabytych (NSA w wyroku z 13 lipca 2023 r., Sygn. akt: II FSK 119/23).

W przypadku wynajmu firmowego lokali niemieszkalnych, amortyzacja jest nadal dopuszczalna. 

Podatek od najmu oblicz wygodnie w Programie e-pity 2023

Nie musisz liczyć podatku w PIT-28 lub PIT-36 za 2023 od najmu ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo z uwzględnieniem wszystkich ulg i odliczeń. Zadbaj o najniższy podatek i najszybszy zwrot do 45 dni! Wylicz podatek z najmu od razu w Programie e-pity 2023 teraz i wyślij PIT online

Pamiętaj
Po wyborze opodatkowania ryczałtem nie zastosujesz kwoty wolnej od podatku, a podatek  liczysz mnożąc 8.5% (12,5%) przez wartość przychodu, zatem przez całą wartość, którą uzyskasz od najemcy.

Najem mieszkania poprzez firmę – liniowo, według skali lub ryczałtem

Alternatywą dla najmu prywatnego jest założenie firmy i wynajem lokalu poprzez działalność gospodarczą. Co więcej od tego, jakie nieruchomości oraz na jaki okres wynajmujesz może zależeć, czy decyzja o założeniu firmy jest tylko wyborem, czy też jest Twoim obowiązkiem.
Pamiętaj
Gdy dokonujesz wynajmu pokoi na doby, nie prowadzisz już najmu prywatnego, lecz działalność hotelarską (najem krótkoterminowy), który wymaga rejestracji jako przedsiębiorca. Wyjątkiem jest jedynie wynajmowanie przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów, które to czynności nie muszą być prowadzone w ramach firmy.

Zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym podlegają  dochody uzyskane z tytułu wynajmu pokoi gościnnych w budynkach mieszkalnych, położonych na terenach wiejskich w gospodarstwie rolnym osobom przebywającym na wypoczynku oraz dochody uzyskane z tytułu wyżywienia tych osób, jeżeli liczba wynajmowanych pokoi nie przekracza 5 (niezależnie od liczby łóżek znajdujących się w poszczególnych pokojach i liczby miejsc oferowanych turystom). Taka działalność nie zmusi Cię do opłacania podatku!

Pamiętaj

Oprócz podatku dochodowego musisz rozliczyć również podatek VAT. Jedynie najem lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe (ale już nie wypoczynkowe, rekreacyjne, biurowe) pozostaje z tego podatku zwolniony.

Najem wspólny małżonków, najem przez współwłaścicieli

Jeżeli wynajmujesz ze swoim małżonkiem wasze prywatne mieszkanie stanowiące wasz majątek wspólny, to osiągane z tego tytułu przychody rozliczacie po połowie u każdego z Was. Nie możecie dowolnie wykazywać kwot uzyskanych z najmu w Waszych deklaracjach rocznych.

Istnieje jednak wyjątek, który pozwala całość przychodu rozliczyć wyłącznie u jednego z Was. W tym celu musicie złożyć w urzędzie skarbowym oświadczenie o opodatkowaniu najmu wyłącznie u Ciebie lub Twojego małżonka. Oświadczenie złożycie najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymaliście pierwszy w roku podatkowym przychód ze wspólnej własności, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy. Po złożeniu oświadczenia przychody z najmu rozliczacie u tego z małżonków, którego uznano za właściwego dla rozliczenia całości druku. Drugi małżonek nie wykazuje zarobku mimo, że wynajmowane mieszkanie stanowi również jego majątek. Oświadczenie takie podpisać i złożyć we wspólnym imieniu, może jeden z małżonków - jedno z Was.

Jeśli decyzje o rozliczeniu przychodów z najmu podejmiesz stosując ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, to począwszy od 2023 r. limit stosowania stawki 8,5% obejmujący takiego małżonka podwyższa się do 200.000 zł. Dopiero po jego przekroczeniu małżonek zaczyna płacić ryczałt według stawki 12,5%. 

Oświadczenie składa się jedynie raz, tzn. nie musicie go ponawiać w kolejnych latach podatkowych. Do momentu złożenia oświadczenia przeciwnego (o rezygnacji z rozliczania najmu u jednego z małżonków), powinniście rozliczać najem zgodnie z pierwotnie złożonym oświadczeniem.

Inaczej rozliczać się należy z wynajmu mieszkania, którego jesteś współwłaścicielem (w części ułamkowej), np. w przypadku, gdy posiadasz udział w mieszkaniu łącznie z innymi członkami rodziny – bratem, siostrą, rodzicami. W takim przypadku przychody i koszty z najmu rozlicza się odpowiednio do udziału we współwłasności. Możesz też zawrzeć tzw. umowę quoad usum (używanie faktycznej części nieruchomości  wyłącznie przez jednego ze współwłaścicieli). Wówczas możesz wynająć swoją część i rozliczać przychód pochodzący z tej części nieruchomości (por. np. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, IBPBI/1/415-1139/11/KB, 2012.02.09). Masz prawo również użyczyć swoją część (udział we współwłasności) nieruchomości innemu członkowi rodziny. Świadczenie takie, jeśli ma miejsce między osobami zaliczanymi do I i II grupy podatkowej (szeroki krąg rodziny) nie spowoduje z tytułu takiego nieodpłatnego użyczenia  - przysporzenia majątkowego po stronie rodziny.   

Podatek od najmu oblicz wygodnie w Programie e-pity 2023

Nie musisz liczyć podatku w PIT-28 lub PIT-36 za 2023 od najmu ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo z uwzględnieniem wszystkich ulg i odliczeń. Zadbaj o najniższy podatek i najszybszy zwrot do 45 dni! Wylicz podatek z najmu od razu w Programie e-pity 2023 teraz i wyślij PIT online

Pamiętaj
Jeśli jesteś jednym z wielu właścicieli jednej nieruchomości, dopuszczalne jest upoważnienie jednego z Was do reprezentacji pozostałych przy podpisywaniu umów najmu. Nie zmienia to faktu, że pozostali współwłaściciele rozliczają przychody z najmu tak jak dotychczas (pełnomocnictwo nie zwalnia ich bowiem z obowiązku wykazania przychodów podatkowych).

Zaliczki / ryczałt od przychodów z najmu

Ryczałt z najmu prywatnego naliczasz i wpłacasz w systemie miesięcznym. Nie możesz robić tego wyłącznie na koniec roku lub co kwartał. Nie musisz natomiast zaliczek rozliczać na druku PIT-5 składanym co miesiąc czy też prowadzić szczególnego rodzaju ewidencji najmu.

Jeżeli posiadasz wiele wynajmowanych nieruchomości, to miesięczny podatek liczysz łącznie, sumując wszystkie przychody z najmu i osobno wszystkie koszty uzyskania ze wszystkich przychodów z najmu. Po zsumowaniu, obliczasz łączny dochód z najmu i z tego tytułu ustalasz łączną kwotę zaliczki.

Wpłaty ryczałtu prywatnego dokonać powinieneś nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień - do 20 stycznia (w latach poprzednich termin podatku za grudzień był równy terminowi na złożenie PIT-28 za najem. 

Podatek od najmu oblicz wygodnie w Programie e-pity 2023

Nie musisz liczyć podatku w PIT-28 lub PIT-36 za 2023 od najmu ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo z uwzględnieniem wszystkich ulg i odliczeń. Zadbaj o najniższy podatek i najszybszy zwrot do 45 dni! Wylicz podatek z najmu od razu w Programie e-pity 2023 teraz i wyślij PIT online

Zeznanie podatkowe wynajmującego

Wybór właściwej deklaracji podatkowej zależy od tego, jaką metodą zdecydowałeś się rozliczać. Jeżeli jest to:

  • najem „na firmę” – składasz PIT-36 – jako źródło przychodów wskazujesz w swojej deklaracji w części D „pozarolniczą działalność gospodarczą”, a jeśli rozliczasz się podatkiem liniowym - PIT-36L,
  • najem prywatny lub w ramach prowadzonej działalności, który rozliczasz ryczałtem ewidencjonowanym – rozliczasz składając PIT-28.

Pamiętaj
Możesz łączyć najem prywatny i najem „na firmę”. Majątek stanowiący składniki przedsiębiorstwa generować będzie przychody firmowe, a majątek prywatny – przychody prywatne.

Co to jest przychód z najmu i kiedy występuje?

Przychód z najmu prywatnego wykazujesz jedynie w przypadku, gdy faktycznie go uzyskasz, otrzymasz. Oznacza to, że kwot nieotrzymanego czynszu, które były zgodnie z umową należne, nie uznajesz za przychód podatkowy. Podobnie nie traktujesz jako przychodu kwot wpłaconych kaucji zwrotnych do momentu, w których nie zostaną one wykorzystane na poczet określonych świadczeń (np. do momentu, gdy nie będzie z ich kwoty pokryty czynsz najmu).
Wyjątek od tej zasady stanowi najem realizowany w ramach działalności gospodarczej. W przypadku firmy za przychód uznajesz kwoty należne, chociażby nie zostały one faktycznie otrzymane (czyli inaczej niż w najmie prywatnym). W przypadku usług realizowanych w okresach rozliczeniowych za dzień uzyskania takiego przychodu należnego uznajesz ostatni dzień tego okresu rozliczeniowego, określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie wystąpi on jednak rzadziej niż raz w roku. Płatności zaliczkowe na poczet usług świadczonych w następnych okresach sprawozdawczych nie stanowią przychodu aż do terminu wystąpienia tego okresu. 

Co stanowi koszt podatkowy w najmie?

Podatek z najmu prywatnego płacisz co do zasady od przychodu, a zatem nie rozliczasz kosztów. Przy najmie prywatnym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji według określonego wzoru, niemniej prowadzenie jej dla celów własnych oraz ewentualnej kontroli może okazać się pomocnym.

Masz możliwość ustalić z najemcą, że koszty mediów związanych z lokalem pozostają jego wydatkiem, do których ponoszenia otrzymujesz pełnomocnictwo. Wówczas podatek płacisz wyłącznie od realnego przychodu, tzn. po obniżeniu go o koszt mediów, czynszu do wspólnoty / spółdzielni etc.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej i wynajmu majątku formowego, podatek płacisz od dochodu, zatem od kwoty uzyskiwanej od najemców po odliczeniu od niej kosztów uzyskania, czyli od czystej wartości tego, co tak naprawdę stanowi dla Ciebie wartość dodaną z zawartych umów.

Jeżeli zdecydujesz się rozliczać najem według skali, zatem opodatkować kwotę po obniżeniu jej o koszty, zadbaj, by koszty były jak najwyższe a w konsekwencji, by obniżały maksymalnie czystą wartość dochodu podlegającą opodatkowaniu.

Pamiętaj
Nie każdy wydatek możesz zaliczyć do kosztów uzyskania i nie każdym wydatkiem możesz obniżać przychód. Podstawową zasadą jest, by wydatek posiadał związek z uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów jakim jest najem. Nie może znaleźć się również wśród tzw. kosztów negatywnych, które nawet, gdy są związane z najmem, nie mogą obniżać kwoty przychodu.

Poszczególne koszty sumuj w każdym z miesięcy najmu i prowadź odpowiednie księgi, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z Twojej działalności gospodarczej.

Do deklaracji podatkowej wpisuj koszty po ich zsumowaniu z całego roku. Nie musisz co miesiąc składać deklaracji zaliczkowych. Jedyne co musisz zrobić, to obliczyć wartość zaliczek i wpłacić je na rachunek organu podatkowego.
Podstawowy koszt, jakim obniżysz przychody z najmu, jest wartość odpisu amortyzacyjnego z tytułu zużycia wynajmowanej nieruchomości. Rozliczasz go zgodnie z roczną stawką amortyzacyjną wskazaną dla wynajmowanej nieruchomości. Wartość odpisu jest różna przy nieruchomościach nowych oraz używanych, po raz pierwszy wprowadzonych do użytku. Możliwe jest zarówno przyspieszanie, jak i opóźnianie amortyzacji (podwyższanie jak i obniżanie wartości poszczególnych rat amortyzacyjnych).

W przypadku najmu lokali mieszkalnych, nie ma możliwości zaliczać do kosztów odpisów amortyzacyjnych z tytułu posiadania takich lokali i ich wykorzystywania w działalności gospodarczej.

Koszt podatkowy stanowić mogą zarówno wydatki na opłaty na podstawie przedpłat na media, jak i te rozliczane w związku z końcowymi fakturami rozliczeniowymi. W przypadku wykazania nadpłaty – powinieneś skorygować kwotę ponoszonych kosztów i odpowiednio zwiększyć zaliczkę na podatek.

Wydatkami, które obniżyć mogą również przychód z najmu w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa są dla Ciebie koszty poniesione na:

  • zakup mebli i innego wyposażenia mieszkania,
  • usługi podłączenia mediów, telewizji, internetu, w tym wydatki na opłacane w celu najmu abonamenty,
  • wykończenie mieszkania,
  • koszt zawarcia umów najmu, ogłoszeń, podpisania umowy.

Podatek od najmu oblicz wygodnie w Programie e-pity 2023

Nie musisz liczyć podatku w PIT-28 lub PIT-36 za 2023 od najmu ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo z uwzględnieniem wszystkich ulg i odliczeń. Zadbaj o najniższy podatek i najszybszy zwrot do 45 dni! Wylicz podatek z najmu od razu w Programie e-pity 2023 teraz i wyślij PIT online

Dokumentowanie kosztów najmu

Koszty najmu potwierdź dokumentami, z których wynika, że poniosłeś (na dokumencie powinno znajdować się Twoje imię i nazwisko i adres) na rzecz jakiejś osoby (dane podmiotu) określony koszt w określonej dacie. Oznacza to, że nie możesz rozliczać kosztów jedynie na podstawie paragonów lub dokumentów potwierdzających koszt bez wskazania podmiotów transakcji czy jej przedmiotu (np. potwierdzenie z karty kredytowej).

Dowody najmu powinieneś gromadzić i przechowywać z podziałem na lata ich poniesienia co najmniej przez 5 lat licząc od końca roku, w którym rozliczać powinieneś dany rok najmu (z reguły termin ten to 30 kwietnia lub 31 stycznia roku następującego po rozliczanym roku wynajmu). Oznacza to, że dowody faktycznie przechowywane są do 7 lat od roku ich otrzymania.

Koszt najmu uznaje się za poniesiony w okresie, w którym uzyskałeś dokument potwierdzający jego poniesienie. Nie musisz dodatkowo oczekiwać na faktyczną zapłatę za koszt, by rozliczyć go podatkowo.

W przypadku ryczałtu - gromadzić należy wyłącznie dowody faktycznych kosztów opłat za media, które obciążają lokatorów.      

Refaktura mediów – a koszty

Problemem może okazać się rozliczanie kosztów przenoszonych na najemców – czyli refakturowanych pośrednio na nich. Jeżeli zawierasz umowę najmu, to ponosisz wydatki tytułem nabycia mediów (woda, gaz, ciepło, elektryczność), których wartością obciążasz swoich najemców, wystawiając im faktury zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy mediów.

Oznacza to, że najemcy na podstawie wystawionej przez Ciebie faktury (dokumentu) zapłacą dokładnie tyle, ile sam zapłaciłeś dostawcy mediów.

Dla celów rozliczania podatku kwoty refakturowane uznaj za przychód podatkowy, a wydatki na dostawę mediów – za koszt (dochód końcowy wyniesie zatem zero złotych).

Wyjątkowo, jeżeli rozliczasz się ryczałtem ewidencjonowanym kwot refakturowanych nie musisz zaliczać do swoich przychodów (por. np. Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 kwietnia 2011 r., nr IPTPB2/415-16/11-2/AK).

Możesz także ustalić za pomocą umowy, że czynsz najmu zawiera już w sobie opłaty za media. W takim przypadku nie ma już konieczności dodatkowo refakturować ich na najemców. W przypadku ryczałtu - zapłacisz wówczas podatek od całej kwoty (również od wpłat za media). 

Pamiętaj
Jeśli dzielisz umowę na czynsz oraz opłaty za media, narażasz się na opodatkowanie ich różnymi stawkami podatku VAT (por. np. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, 10 stycznia 2012 r., nr IPTPB3/423-258/11-4/KJ).
W przypadku najmu rozliczanego w ramach działalności gospodarczej, Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną 15 czerwca 2012 r. (sygn.. akt DD2/033/21/KOI/2012/DD-159), zgodnie z którym,  gdy umowa najmu przewiduje odrębne od czynszu rozliczenie tzw. mediów poprzez ich refakturowanie z wynajmującego na najemcę, to postanowienia umowy najmu dla celów podatkowych określają datę powstania przychodu u wynajmującego z tego tytułu.

Zarówno, gdy wydatki z tytułu opłat za media są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, iż moment powstania przychodu ustalany jest zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie.

Podobnie koszty nabycia refakturowanych usług, należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w oderwaniu od refaktury z uwzględnieniem zasad ogólnych rozliczania kosztów w działalności gospodarczej.

Od 1 stycznia 2018 r. stawka ryczałtowego podatku od przychodów z czynszu najmu wynosi 8,5% pod warunkiem, że jego wartość nie przekracza 100.000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty, stawka rośnie do 12,5%. Dotychczasowe przepisy pozwalały na opodatkowanie przychodów z najmu stawką 8,5% niezależnie od wysokości generowanych przychodów...

Czytaj więcej

Aktualności - sprawdź najnowsze informacje dotyczące rozliczeń PIT
2024-06-14

Ulga za wpłatę na rzecz klubu, nie stowarzyszenia

Stowarzyszenie, którego członkami są wyłącznie kluby sportowe, nie jest klubem sportowym. Dlatego przekazanie mu środków nie uprawnia do skorzystania z ulgi sponsoringowej.

2024-06-14

Przeniesienie własności nieruchomości w zamian za rentę pozwala uniknąć podatku

Brak możliwości ustalenia całej wartości renty, która stała się świadczeniem otrzymywanym w zamian za zbycie nieruchomości, uniemożliwia odliczenie podatku.

2024-06-14

Internetowy sprzedawca odliczy koszt studiów marketingowych

Wydatki na kształcenie, dzięki którym podatnik zdobywa wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Wspieramy OPP
Jakość programów e-file sprawdzona i potwierdzona przez: