Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 16:00)
Przedsiębiorca wynajmujący apartament w mieście, w którym regularnie świadczy usługi, może zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym, polegającą na realizacji eventów, produkcji scenicznej oraz obsłudze technicznej imprez, w tym na obsłudze oświetlenia, multimediów i systemów laserowych. Jego najważniejsi kontrahenci prowadzą działalność na terenie innego miasta niż miejscowość zamieszkania podatnika. Ze względu na specyfikę branży eventowej przedsiębiorca realizuje zlecenia w nieregularnych i zmiennych godzinach – zdarza się, że kończy pracę przy obsłudze wydarzenia w godzinach nocnych, a potem zajmuje się demontażem sprzętu i przetransportowaniem go do magazynu lub że musi stawić się na miejscu realizacji zlecenia o bardzo wczesnej porze, kiedy dojazd komunikacją publiczna jest niemożliwy.
Przedsiębiorca zdecydował się na wynajęcie mikroapartamentu hotelowego w mieście, w którym realizuje większość zleceń. Stwierdził bowiem, że jest to tańsze rozwiązanie niż regularne korzystanie z hoteli. Wykorzystuje ten lokal jako miejsce noclegowe oraz do pracy twórczej polegającej na projektowaniu opraw oświetleniowych eventów, przygotowaniu wizualizacji i materiałów dla kontrahentów. W niektórych miesiącach prace przygotowawcze zajmują mu więcej czasu niż obsługa wydarzeń. Apartament służy przedsiębiorcy wyłącznie do celów służbowych i nie jest miejscem jego zamieszkania.
Wynajem apartamentu odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą fizyczną, obowiązek zapłaty czynszu powstaje niezależnie od liczby zleceń zrealizowanych w danym miesiącu, najemca reguluje go przelewem bankowym, a poniesiony wydatek księguje na podstawie rachunku wystawionego przez właściciela mieszkania. Związek wydatku z działalnością gospodarczą podatnik dokumentuje tworząc miesięczne zestawienia zawierające:
Podatnik jest zdania, że wydatki, jakie ponosi w związku z wynajmem mikroapartamentu (czynsz, opłaty za media) może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej również w miesiącach, w których liczba realizowanych zleceń jest niższa od średniej, a w lokalu wykonuje wyłącznie pracę projektową. Aby uzyskać potwierdzenie swojego stanowiska, wystąpił w tej sprawie o indywidualną interpretację.
W tym samym wniosku przedsiębiorca spytał też, czy ewentualny zakup samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej (obecnie mężczyzna samochodu nie ma) nie pozbawi go prawa do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z najmem. Jego zdaniem nie powinno to mieć miejsca, ponieważ wynajmowany lokal i samochód będą pełniły odmienne, wzajemnie niezastępowalne funkcje. Samochód ma służyć do dojazdów w lokalizacje pozbawione dogodnej komunikacji publicznej, natomiast lokal zapewnia nocleg pomiędzy zleceniami i przed wyjazdami, a dodatkowo jest miejscem wykonywania pracy twórczej. Ponadto samochód nie eliminuje zagrożenia bezpieczeństwa w ruchu drogowym związanego z przemieszczaniem się w porze nocnej po kilkunastogodzinnej pracy. Dysponowanie pojazdem nie usuwa więc okoliczności, które uzasadniają najem - przekonywał przedsiębiorca, uzasadniając swoje stanowisko.
Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online
W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odwołał się do definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na jej podstawie wskazał, że warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
Zawarte w przepisie wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że między wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który, racjonalnie oceniając. mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.
Należy też zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur stwierdzających wysokość wydatków poniesionych z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne jest też posiadanie dowodów umożliwiających ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami i potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.
W analizowanej sytuacji powodem, dla którego przedsiębiorca wynajął mikroapartament poza miejscowością zamieszkania, jest sprawne wykonywanie działalności gospodarczej. Wynajęta przestrzeń pełni wyłącznie funkcję związaną z działalnością gospodarczą (służy wyłącznie celom służbowym). W takiej sytuacji wydatki na czynsz najmu oraz opłaty za media wynikające z umowy najmu, jako niemające charakteru wydatków osobistych oraz właściwie udokumentowane, spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS podkreślił też, że przepisy ustawy o PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z najmem nieruchomości wykorzystywanych na potrzeby działalności gospodarczej od tego, ile różnych środków transportu podatnik posiada lub planuje zakupić. Wydatki, których dotyczy wniosek, będą więc mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów również po nabyciu przez przedsiębiorcę samochodu osobowego wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.
Opłata za wynajem pokoju w innej miejscowości niż siedziba firmy może być kosztem podatkowym
Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDWL.4011.165.2026.1.TW z 19 października 2026 r.
