Jak proporcjonalnie rozliczyć koszty samochodu osobowego na przełomie 2025/2026 r.

Poniższa analiza stanowi omówienie mechanizmów limitowania kosztów uzyskania przychodu dla samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Szczególny nacisk położono na zasady proporcjonalności, rozróżnienie poszczególnych kategorii wydatków oraz analizę kluczowych zmian prawnych wchodzących w życie od 2026 roku, a polegających na wprowadzeniu kryterium emisyjności CO₂.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) już od 2019 r. wprowadziły istotne ograniczenia w możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych.

W systemie podatkowym funkcjonują dwa niezależne mechanizmy limitowania kosztów, które dotyczą różnych typów wydatków:

1. Limit wartości pojazdu (150 000 PLN lub 225 000 PLN).
   Jest to ograniczenie kwotowe dotyczy bezpośrednio kosztów o charakterze kapitałowym, czyli tych związanych z nabyciem lub finansowaniem samochodu. Stosuje się je do odpisów amortyzacyjnych, rat leasingowych w części kapitałowej, opłat wstępnych w leasingu operacyjnym oraz wydatków na ubezpieczenie mienia (polisa AC i GAP). W przypadku samochodów w pełni elektrycznych lub napędzanych wodorem, limit ten jest podwyższony do 225 000 PLN. W pozostałych przypadkach obowiązuje podstawowy limit 150 000 PLN. 
2. Limit eksploatacyjny (75% lub 100%).
   Ograniczenie to jest niezależne od wartości początkowej samochodu i dotyczy wyłącznie kosztów bieżącego użytkowania pojazdu, takich jak paliwo, naprawy, części zamienne, opłaty za parking czy serwis. Ograniczenie do 75% ma zastosowanie, gdy pojazd jest wykorzystywany w tzw. użytku mieszanym (zarówno na cele firmowe, jak i prywatne).
   Konieczne jest podkreślenie, że te dwa limity działają równolegle i dotyczą różnych rodzajów wydatków.

Przykład 1
Przedsiębiorca użytkujący na podstawie umowy leasingu w sposób mieszany samochód o wartości 200 000 PLN musi zastosować limit proporcjonalny do rat kapitałowych i opłaty wstępnej oraz jednocześnie limit 75% do kosztów paliwa.

Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity^®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online

Prawidłowe obliczenie proporcji, w jakiej wydatki kapitałowe mogą stanowić koszty firmowe, wymaga rzetelnego ustalenia wartości pojazdu stanowiącej podstawę do kalkulacji. Limit 150 000 PLN nie jest wartością stałą i jest korygowany o podatek VAT, który nie podlega odliczeniu, ponieważ podatek ten zwiększa faktyczny koszt ponoszony przez przedsiębiorcę. To zatem status podatnika w VAT w połączeniu ze sposobem użytkowania pojazdu będą miały kluczowe znaczenie dla ustalenia wartości pojazdu względem limitu. Z tego punktu widzenia wyróżnić możemy:

1. Czynnego podatnika VAT wykorzystującego samochód wyłącznie do celów działalności gospodarczej
   W przypadku gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, a przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% naliczonego VAT, limit 150 000 PLN odnosi się do wartości netto pojazdu. Pełna wartość brutto takiego pojazdu, która mieści się w limicie, wynosi zatem 184 500 PLN (przy 23% VAT).
2. Czynnego podatnika VAT wykorzystującego samochód w użytku mieszanym
   Jeśli pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany, przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT. W takiej sytuacji limit 150 000 PLN odnosi się do wartości netto powiększonej o nieodliczone 50% VAT. Ten nieodliczony VAT staje się bowiem dla przedsiębiorcy kosztem, który podlega limitowaniu. Oznacza to, że faktyczna cena brutto, przy której limit 150 000 PLN jest osiągany, jest najniższa (około 165 470 PLN brutto dla 23% VAT).
3. Przedsiębiorcę zwolnionego podmiotowo lub przedmiotowo z VAT
   Nie odlicza on tego podatku, dlatego wartość do limitu stanowi kwota brutto pojazdu.

Konsekwencją tej mechaniki jest to, że przedsiębiorca, który z różnych względów nie prowadzi ewidencji przebiegu i odlicza jedynie 50% VAT, osiąga limit 150 000 PLN przy niższej cenie katalogowej brutto pojazdu, niż ten, który odlicza 100% VAT. Stanowi to kluczowy element strategii podatkowej: dla droższych pojazdów (np. o wartości netto 180 000 PLN) prowadzenie rygorystycznej ewidencji przebiegu i odliczanie 100% VAT jest uzasadnione ekonomicznie, ponieważ pozwala zaliczyć do kosztów większą część wartości kapitałowej pojazdu.

Na wartość początkową wpływają również kwoty opłat rejestracyjne i wszelkie inne kwoty ponoszone na pojazd przed jego wprowadzeniem do używania (opłata skarbowa).

Współczynnik proporcji jest niezbędny do określenia, jaka część kosztów kapitałowych może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, gdy wartość bazowa pojazdu przekracza ustawowy limit. Współczynnik uzyskujemy poprzez podzielenie ustawowego limitu (150 000 PLN lub 225 000 PLN) przez wcześniej ustaloną wartość pojazdu. Współczynnik ten stosuje się do wszystkich wydatków kapitałowych związanych z nabyciem pojazdu lub opłatami leasingowymi, z wyłączeniem odsetek oraz ubezpieczenia OC i NNW.

Przykład 2
Przedsiębiorca (czynny VATowiec, 100% odliczenia VAT) nabywa samochód spalinowy, którego wartość netto wynosi 250 000 PLN.
Limit ustawowy: 150 000 PLN
Wartość pojazdu do proporcji: 250 000 PLN
Współczynnik proporcji: 150 000 PLN / 250 000 PLN = 60%
W tym przypadku 60% wartości kosztów kapitałowych (amortyzacji, opłaty wstępnej, rat kapitałowych) może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 3
Przedsiębiorca (czynny VATowiec, 50% odliczenia VAT) nabywa samochód elektryczny, którego wartość netto wynosi 250 000 PLN.
Limit ustawowy: 225 000 PLN
Wartość pojazdu do proporcji: 250 000 PLN + 50% VAT = 278 750 PLN
Współczynnik proporcji: 225 000 PLN / 278 750 PLN = 80,72%
W tym przypadku do kosztów uzyskania przychodów może zostać zaliczone 80,72% wartości kosztów kapitałowych.

Rozliczanie wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, naprawy) jest regulowane odrębnym limitem (75% lub 100%), który stosuje się niezależnie od limitu wartości pojazdu. I tak:

• pełne odliczenie (100%) jest możliwe tylko wówczas, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Aby spełnić ten warunek, przedsiębiorca musi dopełnić szeregu formalności, w tym zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, stworzyć regulamin użytkowania pojazdu wykluczający użytek prywatny oraz prowadzić rygorystyczną ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę VAT);
• w przypadku użytku mieszanego (firmowo-prywatnego) zastosowanie ma automatyczne ograniczenie, zgodnie z którym do kosztów można zaliczyć maksymalnie 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych;
• gdy przedsiębiorca używa w działalności pojazd prywatny może uwzględnić 20% kosztów eksploatacyjnych brutto.

Kluczowe jest, że do kwoty wydatku, od której liczony jest koszt, należy doliczyć nieodliczoną część VAT. Podatek ten, który nie został odliczony, zwiększa wartość kosztu podlegającego następnie ograniczeniu proporcjonalnemu w zależności od sposobu używania pojazdu.

Przykład 4
Przedsiębiorca otrzymał fakturę za serwis o wartości 4 920 PLN brutto (4 000 PLN netto + 920 PLN VAT).

Wydatki na ubezpieczenia pojazdu wymagają podziału na dwie grupy:

Przykład 5
Przedsiębiorca nabył pojazd o wartości 250 000 PLN. Ustalił współczynnik proporcji na poziomie 60% (150 000 PLN / 250 000). Roczna składka ubezpieczeniowa wynosi 8 000 PLN (z czego OC: 1 500 PLN, a AC/GAP: 6 500 PLN). Do kosztów zaliczy całe 1 500 PLN za ubezpieczenia OC oraz 3 900 PLN za ubezpieczenie AC/GAP. Łączny koszt uzyskania przychodów wyniesie 5 400 PLN.

Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity^®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online

Ograniczenie amortyzacji następuje poprzez zastosowanie tej samej proporcji, która wynika ze stosunku limitu 150 000 PLN (lub 225 000 PLN) do wartości początkowej pojazdu. Odpisy amortyzacyjne w części przekraczającej ten limit nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Amortyzacja dotyczy pojazdów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych (zakup gotówkowy, kredyt, leasing finansowy). Podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych wynosi 20% rocznie, co oznacza 5-letni okres amortyzacji.

W przypadku wykupu samochodu z leasingu operacyjnego i wprowadzenia go do środków trwałych, stosuje się standardową stawkę 20%. Wartość wykupu (stanowiąca wartość początkową) podlega amortyzacji w całości. Należy jednak pamiętać, że jeśli wartość wykupu przekracza 10 000 PLN netto/brutto (w zależności od statusu VAT), konieczna jest amortyzacja w czasie (przez 5 lat). Tylko kwoty wykupu poniżej tego progu mogą być amortyzowane jednorazowo. Co ważne, samochód po wykupie nie jest traktowany jako używany środek trwały w rozumieniu przepisów podatkowych, co wyklucza zastosowanie podwyższonych stawek amortyzacyjnych (np. 40%).

Przykład 6
Przedsiębiorca nabywa pojazd o wartości 250 000 PLN. Zakładając limit 150 000 PLN współczynnik proporcji wyniesie 60% (150 000 PLN / 250 000 PLN). Roczny odpis amortyzacyjny wynosi 20%, czyli teoretycznie 50 000 PLN, ale z uwagi na proporcjonalne zaliczenie kosztów uwzględnić można w skali roku jedynie 30 000 PLN (60% z 50 000 PLN). Rocznie przedsiębiorca traci zatem 20 000 PLN, a w skali 5 lat - 100 000 PLN kosztu którego nie może zaliczyć do wydatków firmowych.

W kontekście leasingu operacyjnego kluczowe jest rozróżnienie elementów składowych płatności, bowiem - podobnie jak w przypadku składek ubezpieczeniowych - niektóre składniki podlegają zaliczeniu w całości, a niektóre tylko w proporcjonalnej części:

Opłata wstępna

Opłata wstępna jest uznawana za koszt związany z nabyciem pojazdu i podlega limitowi wartości 150 000 PLN (lub 225 000 PLN). Standardowo jest ona zaliczana do kosztów jednorazowo w dacie poniesienia, z zastrzeżeniem, że musi być ona ujęta w proporcji. Na przykład, jeśli opłata wstępna wynosiła 20 000 PLN, a współczynnik proporcji wynosi 75% (pojazd spalinowy wart 200 000 PLN), to do kosztów można zaliczyć 15 000 PLN.

Raty leasingowe

Raty leasingowe są podzielone na dwie części, co determinuje ich odliczalność: kapitałową i odsetkową.

• Część kapitałowa: Reprezentuje spłatę wartości pojazdu i jest odpowiednikiem amortyzacji. Podlega ona limitowi 150 000 PLN i musi być zaliczona do kosztów w wysokości wynikającej z proporcji. Jeżeli przedsiębiorca odlicza tylko 50% VAT, część nieodliczonego VAT przypadająca na część kapitałową raty zwiększa podstawę kosztów przed zastosowaniem proporcji.
• Część odsetkowa: Odsetki stanowią koszt finansowania i są zaliczane do kosztów w 100%, niezależnie od wartości pojazdu i limitu 150 000 PLN.
  Mechanizm, w którym część kapitałowa jest limitowana, a część odsetkowa wchodzi do kosztów w całości powoduje, że leasing może okazać się lepszym rozwiązaniem w porównaniu do zakupu gotówkowego. Struktura finansowania z wyższym udziałem odsetek (np. poprzez wydłużenie okresu leasingu) staje się korzystniejsza podatkowo dla drogich samochodów (powyżej 150 000 PLN), ponieważ minimalizuje wpływ proporcjonalnego ograniczenia na całkowitą sumę kosztów zaliczanych do kosztów firmowych.

Przykład 7
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT i odliczającym 50% VAT leasinguje samochód o wartości netto 180 000 PLN. Wartość pojazdu do proporcji (180 000 PLN netto + 50% nieodliczonego VAT) wynosi 200 700 PLN. Współczynnik proporcji wynosi zatem: 74,74% (150 000 PLN / 200 700 PLN).

Miesięczna rata leasingu netto wynosi 3 500 PLN (z czego kapitał: 2 500 PLN, a odsetki: 1 000 PLN). VAT od raty wynosi 805 PLN, co przy odliczeniu 50% VAT daje 402,50 PLN nieodliczonego VAT do kosztów.

Zakładając, że nieodliczony VAT dzieli się proporcjonalnie na kapitał (ok. 287,50 PLN) i odsetki (ok. 115 PLN) uzyskujemy następujące rozliczenie:

• Kalkulacja części kapitałowej: (2 500 PLN + 287,50 PLN) x 74,74% = 2 062,75 PLN
• Kalkulacja części odsetkowej: (1 000 PLN + 115 PLN) x 100% = 1 115,00 PLN
• Łączny koszt uzyskania przychodu z raty: 2 062,75 PLN + 1 115,00 PLN = 3 177,75 PLN

Wykup pojazdu po leasingu

Wykup samochodu po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego jest traktowany jako odrębne nabycie środka trwałego. Kwota na fakturze wykupowej (zazwyczaj niska, np. 1% wartości pojazdu) stanowi jego wartość początkową.

Kluczową kwestią jest to, że limit 150 000 PLN (225 000 PLN) stosowany jest do wartości wykupu odrębnie. Limit ten najpierw ma zastosowanie do łącznej wartości początkowej pojazdu w momencie zawierania umowy leasingowej, a następnie osobny limit dotyczy wartości wykupu na potrzeby ewentualnych odpisów amortyzacyjnych.

Jeśli wartość wykupu nie przekracza 10 000 PLN, przedsiębiorca ma możliwość jednorazowej amortyzacji. Jeśli kwota przekracza ten próg, obowiązkowe jest wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych i amortyzowanie go w czasie, najczęściej stawką 20% rocznie (przez 60 miesięcy) - z uwzględnieniem ewentualnej proporcji w razie przekroczenia limitu 150 000 PLN (225 000 PLN).

Od 1 stycznia 2026 roku następuje powiązanie limitów kosztów kapitałowych (leasing, najem, dzierżawa, itp.) i amortyzacyjnych z kryteriami ekologicznymi, tj. z poziomem emisji przez dany pojazd dwutlenku węgla, a dokładnie liczba emitowanych gramów CO₂ na każdy przejechany kilometr. Mechanizm ten promuje nisko- i zeroemisyjne pojazdy, kosztem standardowych samochodów spalinowych. Wartość emisji CO₂ musi być ustalona na podstawie oficjalnej dokumentacji pojazdu zawartej w centralnej ewidencji pojazdów. Pomocniczymi źródłami ustalenia tej wartości są:

• dowód rejestracyjny pojazdu,
• świadectwo homologacji,
• usługa Historia pojazdu w serwisie gov.pl.

Krytyczny próg to 50 g/km. Samochody o emisji równej lub wyższej niż 50 g CO₂ /km (co dotyczy praktycznie wszystkich samochodów spalinowych oraz większości klasycznych hybryd) automatycznie wpadną w najniższy limit 100 000 PLN. Wyłącznie pojazdy elektryczne i wodorowe zachowają preferencyjny limit 225 000 PLN, a hybrydy plug-in o wyjątkowo niskiej emisyjności (poniżej 50 g/km) - dotychczasowy limit 150 000 PLN.

W przypadku nabycia własności samochodu (zakup, leasing finansowy) pojazdy wprowadzone do ewidencji środków trwałych przed 1 stycznia 2026 r. są objęte ochroną praw nabytych. Oznacza to, że ich amortyzacja będzie kontynuowana na dotychczasowych zasadach, z zastosowaniem limitu 150 000 PLN dla pojazdów spalinowych i klasycznych hybryd. W ich przypadku nowy niższy próg (100 000 PLN) nie będą miały zastosowania.

W odróżnieniu od pojazdów ujętych w ewidencji środków trwałych nie ma przepisów przejściowych dla leasingu operacyjnego (ani najmu itp.). Oznacza to, że umowy leasingu operacyjnego zawarte przed 1 stycznia 2026 r., ale kontynuowane po tej dacie, przechodzą na nowe, niższe limity kosztów. Prowadzi to do potencjalnego wzrostu obciążeń finansowych dla przedsiębiorców, którzy zawarli długoterminowe umowy, zakładając utrzymanie 150 000 PLN limitu.

Przykład 8
Drogi samochód spalinowy (o emisji powyżej 50 g CO₂ /km) leasingowany od 2024 roku z proporcją 75% (150 000 PLN / 200 000 PLN), od stycznia 2026 roku będzie objęty proporcją 50% (100 000 PLN / 200 000 PLN) dla rat kapitałowych.

Przykład 9
Klasyczna hybryda, które wpadnie w limit 100 000 PLN od 2026 roku, jest brana w leasing przed końcem 2025 roku z jednoczesną maksymalizacją opłaty wstępnej. Opłata ta, rozliczana jednorazowo w 2025 r., zostanie ujęta w kosztach z limitem 150 000 PLN, chroniąc dużą część kapitału przed przyszłym obniżeniem limitu do 100 000 PLN.

Przykład 10
Drogi i wysokoemisyjny pojazd zostaje zakupiony na własności (kredyt lub leasing finansowy) przed końcem 2025 r. Jego amortyzacja będzie objęta starym limitem 150 000 PLN na zasadzie ochrony praw nabytych.

Przykład 11
Przedsiębiorca zawiera w 2026 r. umowę długoletniego leasingu operacyjnego pojazdu o napędzie hybrydowym typu plug-in z gwarancją emisji poniżej 50 g CO₂ /km. Zapewnia to utrzymanie dotychczasowego limitu 150 000 PLN.