Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 20:00)
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur miało uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Z perspektywy regulacyjnej cel jest jasny. Z perspektywy przedsiębiorcy, kluczowe jest jedno pytanie: czy system wspiera ciągłość biznesu w każdych warunkach?
Jak wskazuje Krajowa Administracja Skarbowa na infolinii bezpłatna Aplikacja Podatnika Ministerstwa Finansów pozwala wystawiać faktury wyłącznie w trybie online. Oznacza to pełne uzależnienie procesu sprzedażowego od dostępności centralnego systemu KSeF. W momencie awarii, prac technicznych lub przeciążenia infrastruktury przedsiębiorca traci możliwość dokumentowania sprzedaży. Zatem warto mieć świadomość, że to nie jest wyłącznie problem techniczny, a problem operacyjny i finansowy.
Brak faktury oznacza brak formalnej podstawy do rozliczenia transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. W wielu branżach oznacza to opóźnienie płatności, wstrzymanie odbioru towaru lub brak możliwości zamknięcia kontraktu. Przy większej skali działalności nawet kilkugodzinna przerwa może generować wymierne straty.
Krajowa Administracja Skarbowa na infolinii potwierdza również, że certyfikat offline generowany w Aplikacji Podatnika nie umożliwia wystawiania faktur w trybie offline w samej Aplikacji Podatnika. Jego wygenerowanie nie zmienia funkcjonalności tego narzędzia – aplikacja Ministerstwa Finansów nadal działa wyłącznie online.
Certyfikat ten może być wykorzystany wyłącznie w zewnętrznych, komercyjnych systemach zintegrowanych z KSeF, które posiadają własny mechanizm pracy w trybie awaryjnym. Dopiero takie oprogramowanie pozwala na wystawienie faktury poza systemem KSeF w trybie offline i ich późniejszą wysyłkę do KSeF.
Dla wielu przedsiębiorców to zaskoczenie. W powszechnej świadomości narzędzie rządowe kojarzy się z pełną funkcjonalnością. Tymczasem bezpłatna aplikacja spełnia głównie rolę podstawowego interfejsu do systemu, a nie narzędzia zapewniającego ciągłość sprzedaży w każdych warunkach.
Dokumentowanie w trybie offline to nie jedyne ograniczenie Aplikacji Podatnika. Warto też zaznaczyć, że aplikacja nie wysyła żadnych powiadomień, gdy do systemu KSeF trafia nowa faktura dla przedsiębiorcy. Oznacza to, że bez regularnego logowania podatnik nie ma żadnej świadomości, że na jego koncie pojawił się nowy dokument i dopiero po wejściu do systemu może sprawdzić przychodzące faktury.
Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online
Decyzja o wyborze narzędzia do KSeF nie powinna być więc podejmowana wyłącznie na podstawie ceny. Powinna wynikać z analizy modelu biznesowego firmy.
Jeżeli zatem dana firma:
to brak możliwości fakturowania offline staje się realnym ryzykiem finansowym.
W takich przypadkach inwestycja w system komercyjny nie jest kosztem IT. Jest elementem zarządzania płynnością i bezpieczeństwem operacyjnym.
Z kolei mikrofirmy, freelancerzy czy działalności o niskiej intensywności sprzedaży mogą korzystać z bezpłatnego rozwiązania, o ile mają świadomość jego ograniczeń i potrafią zaakceptować ewentualne przestoje.
Największym zagrożeniem nie jest sama awaria KSeF. Największym zagrożeniem jest brak przygotowania na taką sytuację. Bo w nowym modelu fakturowania nie wystarczy już „wystawić dokument później”. Bez dostępu do systemu sprzedaż formalnie nie istnieje, a firma, która nie może dokumentować sprzedaży, w praktyce traci kontrolę nad własnym cash flow.
Autor: Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24
tytuł artykułu: Tryb offline KSeF tylko w systemach komercyjnych
data publikacji: 2026-02-26
