Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 20:00)
Zakład pracy, który przekazuje pracownikom informacje PIT-11, nie musi zbierać dowodów, że pracownicy te informacje odebrali. Jednak gdyby w tej sprawie zostało wszczęte postępowanie podatkowe, będzie musiał wykazać, że doręczył informacje podatnikom.
Pracodawca, na podstawie wyrażonej przez pracowników zgody na przetwarzanie prywatnego adresu e-mail w celu komunikacji i obsługi danych kadrowo-płacowych, za pośrednictwem Portalu Pracownika udostępnia pracownikom PIT-11, tym samym umożliwiając im pobranie tego dokumentu w wersji elektronicznej. Dotychczas w firmie obowiązywała procedura weryfikacji, czy pracownik odebrał udostępniony elektronicznie PIT-11. Jeśli tego nie zrobił, pracodawca (płatnik) drukował formularz i przekazywał pracownikowi wydruk za potwierdzeniem odbioru. Firma chce jednak uprościć procedury i udostępniać pracownikom PIT-11 wyłącznie w formie elektronicznej przez Portal Pracownika. Dlatego wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że przekazanie pracownikowi PIT-11 poprzez udostępnienie opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym pliku w formacie PDF w specjalnym portalu, do którego pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła (i z którego może ten plik pobrać), bez dodatkowego potwierdzenia odbioru, stanowi realizację obowiązku nałożonego na pracodawcę zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Uzasadniając swoje stanowisko, firma wskazała, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:
Przepisy podatkowe nie regulują natomiast zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników, a ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania jej podatnikom przez płatników. Żaden przepis nie nakłada też nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi informacji PIT-11 - wskazano we wniosku o indywidualną interpretację.
Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z tym stanowiskiem. Przypomniał, że na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o PIT zakłady pracy są zobowiązane, by jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób uzyskujących od nich przychody ze stosunku pracy, zaś na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy mają obowiązek przesłania podatnikowi i urzędowi skarbowemu imiennej informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy sporządzonych według ustalonego wzoru. Niewywiązanie się z tego obowiązku jest podstawą do pociągnięcia płatnika do odpowiedzialności karno-skarbowej. Natomiast przepisy ustawy o PIT ani przepisy Ordynacji podatkowej nie określają zasad przekazywania podatnikom tych informacji. Należy więc uznać, że przekazanie (przesłanie) podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na podany w tym celu adres podatnika. Pracodawca zrealizuje więc ciążące na nim obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli prześle pracownikom informacje PIT-11 w sposób opisany we wniosku, a więc za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie pliku z ustalonym loginem i hasłem. Istotne jest jednak:
Równocześnie Dyrektor KIS zastrzegł, że choć żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to w razie zaistnienia wątpliwości w tym zakresie, w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że doręczył deklarację podatnikowi.
Ostatni rok z obowiązkową wysyłką PIT-11? Rząd chce uprościć podatkową biurokrację
Źródło: indywidualna interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.982.2025.2.AK z 5 marca 2026 r.
