Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 20:00)
Dowód księgowy będący podstawą wprowadzenia wydatku do ksiąg rachunkowych jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych - wynika z indywidualnej interpretacji.
Spółka będąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych dla potrzeb prowadzonej działalności nabywa różnego rodzaju towary i usługi i ponosi związane z tym koszty. W szczególności są to zakupy na rzecz spółki dokonywane przez jej pracowników w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi, np. wydatki związane z podróżami służbowymi, utrzymaniem i korzystaniem z pojazdów służbowych, organizacją spotkań z kontrahentami i spotkań zespołowych, szkoleniami oraz podnoszeniem kwalifikacji. Pracownicy opłacają te wydatki, korzystając ze służbowych kart płatniczych lub ze środków prywatnych, a następnie tworzą rozliczenie wydatków służbowych w systemie finansowo-księgowym spółki.
Podstawowym sposobem dokumentowania poniesionych wydatków stosowanym przez spółkę są faktury krajowe i zagraniczne wystawione na nią lub na dane imienne pracownika. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, gdy wydatek jest dokumentowany w inny sposób:
Faktury i inne dokumenty wprowadzone do systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia. Spółka sprawdza m.in., czy dokumenty zawierają prawidłowe dane, czy wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów, czy pracownik prawidłowo naliczył diety i kilometrówki oraz czy nie doszło do próby rozliczenia prywatnych kosztów jako służbowych. Wreszcie wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania go z działalnością spółki.
Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że przysługuje jej prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opisanych tu wydatków, które zostaną zaksięgowane w oparciu o raport wydatków złożony przez pracownika z załączonymi dokumentami innymi niż faktura. Argumentowała, że jeżeli opisane dowody potwierdzające poniesione wydatki stanowią dowody księgowe, które są podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych - wskazano we wniosku o interpretację.
Najlepszy i najprostszy sposób na PIT - Program e-pity®
Nie musisz znać się na PIT'ach i zmianach podatkowych. Oblicz wygodnie wysokość Twojego podatku PIT kompleksowo razem z wszystkimi ulgami, odliczeniami i kwotą wolną od podatku. Zadbaj o najwyższy i najszybszy zwrot podatku z PIT do 45 dni.
Po prostu oblicz Twój e-PIT w Programie e-pity 2025 i wyślij PIT online
W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał warunki, jakie musi spełnić wydatek, aby stanowił dla podatnika koszt uzyskania przychodu, w tym warunek, że taki wydatek musi zostać właściwie udokumentowany. Wskazał też, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Równocześnie art. 9 ust. 1 ustawy o CIT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z kolei zasady dokumentowania zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych określa ustawa o rachunkowości. W szczególności przepisy art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości określają rodzaje dowodów księgowych, jakie mogą być podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zaś przepisy art. 21 ust. 1 i 1a tej ustawy wskazują, jakie dane powinien zawierać dowód księgowy.
Dyrektor KIS potwierdził następnie, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Przypomniał też, że na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów podatnik powinien, na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek, umieć uzasadnić związek kosztu z przychodem. Dopiero pod tym warunkiem spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych w sposób opisany we wniosku.
Potwierdzenie przelewu lub zestawienie transakcji zastępuje fakturę
Źródło: indywidualna interpretacja 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG z 5 stycznia 2026 r.
