Aktualności
tel. serwisowy: 61 307 00 77 (08:00 - 20:00)
Od 1 lutego 2026 roku polscy przedsiębiorcy wejdą w nową erę cyfryzacji rozliczeń. To nie tylko zmiana techniczna, lecz fundamentalna reforma obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami. Sprawdź, co musisz wiedzieć, aby sprawnie dołączyć do rewolucji w fakturowaniu i być gotowym na prawidłowe rozliczenia przychodów w deklaracji rocznej PIT.
Choć pierwotne terminy wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) były wielokrotnie przesuwane, Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości: odwrotu od cyfrowej rewolucji nie ma. System, który docelowo ma uszczelnić system podatkowy i ułatwić życie przedsiębiorcom poprzez automatyzację, stanie się obligatoryjny już od 1 lutego 2026 r. Jednoznacznie sytuacja ta wpłynie na rozliczenia podatku dochodowego za 2026 r. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmiany w zasadach wykazywania przychodów i płacenia zaliczek na podatek dochodowy.
KSeF to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Kluczowe jest słowo „ustrukturyzowane”. Po 1 lutego 2026 roku faktura przestanie być dokumentem PDF wysyłanym e-mailem czy wydrukiem papierowym dostarczanym kurierem.
Faktura w KSeF to plik w formacie XML, przygotowany według ściśle określonego schematu (struktury logicznej). Dokument taki nie będzie uznany za wystawiony w momencie przesłania go kontrahentowi, lecz w chwili nadania mu numeru identyfikacyjnego przez system rządowy. Oznacza to, że państwo staje się pośrednikiem w każdej transakcji B2B w czasie rzeczywistym.
firmly
Dla przedsiębiorców, którzy chcą:
✅ Samodzielnie księgować
Wystaw darmową fakturę
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeFfillup
Dla księgowych, którzy potrzebują:
✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
Wystaw darmową fakturę
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalnościfillup | k24
Dla biur rachunkowych, które chcą:
✅ System do współpracy z klientami
Zaproś pierwszego klienta
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt
Ustawodawca zdecydował się na etapowe wprowadzanie obowiązku wystawiania faktur w KSeF, co ma pozwolić mniejszym podmiotom na lepsze przygotowanie się do zmian.
Warto zaznaczyć, że podatnicy zwolnieni z VAT (tzw. nievatowcy) również zostaną objęci systemem, choć w ich przypadku resort finansów przewiduje nieco inne ramy czasowe i zakres obowiązków. Niemniej jednak, luty 2026 roku to data graniczna, która wyznacza koniec tradycyjnego fakturowania w Polsce, bowiem każdy uczestnik obrotu musi być gotów na odebranie wystawionej dla niego faktury w KSeF.
Część faktur będzie trzeba odbierać z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Zasadą pozostaje księgowanie faktury kosztowej w dacie jej wystawienia. Powoduje to, że do KPiR trafiać będą dokumenty zgodnie z datą wystawienia przez kontrahenta faktury w KSeF. Nie będzie natomiast możliwe, jak to miało miejsce do tej pory, sztuczne przesuwanie daty wystawienia faktury - np. na koniec miesiąca rozliczeniowego. Faktura rozliczająca miesiąc współpracy wystawiona w KSeF 10 dnia kolejnego miesiąca - będzie trafiała do kosztów nabywcy w miesiącu jej wystawienia. Nie będzie natomiast możliwości, aby na fakturze wskazać, że datą wystawienia jest ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Będzie to miało kluczowe znaczenie przy ustalaniu zaliczek na podatek PIT.
Taka sama zasada dotyczyć będzie rozliczeń rocznych - gdy faktura wystawiona będzie po 31 grudnia, wydatku udokumentowanego tym dokumentem nie będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych danego roku nawet, jeśli dokumentować będzie ona transakcję dokonaną jeszcze w starym roku.
Istotne będzie zatem, aby faktury z ostatnich dni okresu rozliczeniowego wystawiane były “na bieżąco”. Dobrą praktyką stanie się, aby wystawione były przy nabywcy i przesyłane do KSeF w jego obecności.
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy przycisk w programie do faktur. To konieczność przemodelowania procesów wewnętrznych w firmie.
System KSeF rejestruje datę wpływu dokumentu z dokładnością co do sekundy. Nie będzie już możliwości wystawienia faktury z datą wsteczną bez konsekwencji w postaci niespójności systemowej. Moment wysłania pliku do KSeF jest momentem wystawienia faktury.
W KSeF faktura zakupowa trafia do odbiorcy niemal w tej samej chwili, w której wystawca ją wyśle (i zostanie ona pozytywnie zweryfikowana przez system). To eliminuje problem zagubionych listów, niedostarczonych maili czy konieczności wystawiania duplikatów. Duplikat w świecie KSeF po prostu przestaje istnieć – oryginał zawsze jest dostępny w bazie ministerstwa.
Zasadą jest, że przychód ustala się w dacie wydania towaru lub wykonania usługi, nie później niż w dacie wystawienia faktury lub uregulowania należności. Zasada księgowania przychodów z użyciem faktury KSeF nie zmieni się w stosunku do stanu obecnego. Dodatkowo zasadą pozostaje, że faktury wystawione w związku z czynnościami dotyczącymi kolejnych okresów księgować należy w okresach późniejszych czyli tych, których faktury dotyczą.
Koniec z różnorodnością wzorów faktur. Każdy dokument będzie wyglądał tak samo pod względem danych technicznych. Ułatwi to automatyczne księgowanie i analizę danych, redukując liczbę błędów ludzkich przy ręcznym przepisywaniu faktur do systemów finansowo-księgowych.
Tradycyjne noty korygujące zostaną zlikwidowane. Wszelkie błędy na fakturach będą musiały być naprawiane poprzez faktury korygujące, również przesyłane przez KSeF. Wymusi to na przedsiębiorcach większą staranność przy wystawianiu pierwotnych dokumentów.
Czasu, wbrew pozorom, nie jest dużo. Wdrożenie KSeF w firmie to proces, który powinien składać się z kilku etapów:
Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła system kar pieniężnych za niewystawienie faktury przy użyciu KSeF, wystawienie faktury niezgodnej ze schematem lub przesłanie jej do systemu po terminie. Kary mogą sięgać nawet 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktur bez wykazanego podatku.
Choć do końca 2026 r. kary nie będą wymierzane, to nie warto liczyć na pobłażliwość w nieskończoność. Jedynie najmniejsi przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży (brutto) dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł, mają odroczony prawny obowiązek wystawiania faktur w KSeF do 1 stycznia 2027 r.
Choć dla wielu przedsiębiorców KSeF to kolejny ciężar administracyjny, system niesie ze sobą realne korzyści:
Dnia 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbiór faktur z KSeF, bowiem od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF ciąży już na największych podmiotach - tak, jak w szczególności koncerny paliwowe, operatorzy telefonii komórkowej, dostawcy mediów (np. prądu) czy podmioty z branży finansowej (np. leasingodawca).
Tym niemniej wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur daje szansę na pełną digitalizację procesów, które do tej pory pochłaniały czas i energię przedsiębiorców. Kluczem do sukcesu jest wczesne przygotowanie. Warto zapoznać się z wersjami testowymi systemu, sprawdzić kompatybilność swojego oprogramowania i zacząć przyzwyczajać zespół do nowych standardów. Pamiętajmy, że w epoce KSeF informacja o każdej Twojej transakcji dotrze do urzędu skarbowego szybciej niż towar do Twojego klienta. Warto zadbać, by była to informacja poprawna.
