PIT-36 i PIT-36S (2025/2026) – Zasady rozliczania działalności gospodarczej

Deklaracja PIT-36 służy do rozliczania przychodów opodatkowanych według skali podatkowej (12% i 32%) bez pośrednictwa płatnika. Podatnicy samodzielnie obliczają i wpłacają zaliczki na podatek do urzędu skarbowego w tym formularzu. Deklaracja ta obejmuje przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, najmu, dzierżawy lub pracy za granicą.

Podatnik zwolniony z podatku nie musi składać deklaracji, chyba że korzysta z określonych preferencji podatkowych. Obowiązek złożenia PIT-36 występuje mimo braku podatku do zapłaty w przypadku przekroczenia limitu przychodów 85 528 zł lub korzystania z ulg.

Do przychodów objętych obowiązkiem ewidencyjnym w PIT-36 (mimo zwolnienia z podatku) należą:

• Przychody objęte ulgą dla młodych (do 26. roku życia).
• Przychody objęte ulgą dla rodzin 4+.
• Przychody objęte ulgą dla pracujących seniorów.
• Przychody objęte ulgą na powrót.

Osoby poniżej 26. roku życia składają PIT-36, gdy uzyskują przychody z tytułów wymagających samodzielnej zapłaty zaliczek. Wybór innej deklaracji jest konieczny w przypadku uzyskiwania wyłącznie przychodów opodatkowanych w inny sposób niż skala podatkowa (np. ryczałt lub podatek liniowy).

Rozlicz PIT-36 w e‑pity^® i zyskaj rok księgowości za darmo
Wyślij PIT-36 za 2025, a w ramach promocji "KSeF i firmly za darmo na cały 2026 rok" zyskaj pełną automatyzację firmy. Aplikacja firmly sama wyliczy Twoje zaliczki na podatek i ZUS oraz zaksięguje faktury z KSeF. Obsłuży też wymagane w 2026 roku pliki JPK_PKPIR i JPK_ST, dzięki czemu Twój kolejny roczny PIT wyliczy się niemal automatycznie.
Wylicz wygodnie PIT-36 w Programie e‑pity^® 2025/2026 i wyślij PIT online.

Termin złożenia deklaracji PIT-36 za rok 2025 upływa 30 kwietnia 2026 roku (środa). Data ta obowiązuje podatników prowadzących działalność gospodarczą według skali. Podatnik nie wybiera tej deklaracji, jeśli uzyskał wyłącznie dochody z zaliczkami pobranymi przez płatnika (np. z umowy o pracę lub zlecenia).

Do kiedy rozliczyć PIT - kalendarz podatnika

Podatnik wybiera deklarację PIT-36, gdy samodzielnie oblicza i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy według skali. Obowiązek ten występuje, gdy w roku podatkowym podatnik prowadził:

• Pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną skalą podatkową.
• Działy specjalne produkcji rolnej rozliczane w ten sam sposób.

Złożenie PIT-36 jest wymagane również w przypadku korzystania z kredytu podatkowego (na podstawie art. 44 ust. 7a ustawy o PIT) lub rozliczania się w ciągu pięciu lat po jego zakończeniu.

Dodatkowo, formularz PIT-36 składają osoby, które uzyskały przychody:

• Z najmu, podnajmu lub dzierżawy w ramach działalności gospodarczej.
• Ze źródeł krajowych bez pośrednictwa płatnika (samodzielna odpowiedzialność za zaliczki).
• Ze źródeł zagranicznych bez pośrednictwa polskich płatników (zarobkowanie u zagranicznego pracodawcy).

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.

Uruchom firmly

Podatnicy rozliczający się według skali podatkowej stosują w 2025 roku dwa progi podatkowe: 12% oraz 32%. Konstrukcja podatku opiera się na kwocie wolnej od podatku wynoszącej 30 000 zł.

Wysokość podatku w zależności od dochodu przedstawia poniższa tabela:

Podatnik składa dwie odrębne deklaracje, jeśli uzyskuje przychody opodatkowane różnymi formami opodatkowania. Łączenie formularzy (np. PIT-36 i PIT-28) jest konieczne, gdy obok działalności rozliczanej skalą występują:

• Przychody opodatkowane ryczałtem (np. najem prywatny).
• Przychody z giełdy (PIT-38).
• Przychody ze sprzedaży nieruchomości (PIT-39).

Wykluczenia przy łączeniu form opodatkowania w spółkach

Wybór formy opodatkowania w spółce osobowej wpływa na wszystkich wspólników oraz na inne aktywności gospodarcze podatnika. Należy pamiętać o dwóch kluczowych zasadach kolizyjnych:

1. Zasada jednolitości w spółce: Wspólnicy nie mogą stosować różnych form opodatkowania w ramach tej samej spółki (np. jeden ryczałt, drugi skala). Jeśli jeden wspólnik wybierze ryczałt, forma ta dotyczy wszystkich przychodów z tej spółki.
2. Zasada "zarażania" podatkiem liniowym: Wybór podatku liniowego dla jednej działalności (indywidualnej lub w spółce) wyklucza opodatkowanie skalą jakichkolwiek innych dochodów z działalności gospodarczej tego podatnika. W takim przypadku składa się wyłącznie PIT-36L.

Rozliczenie najmu na deklaracji PIT-36 jest możliwe wyłącznie, gdy najem stanowi składnik majątku pozarolniczej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik traktuje czynsz jako przychód firmowy i łączy go z innymi przychodami z działalności.

Najem prywatny a PIT-36 Najem prywatny (niezwiązany z działalnością gospodarczą) nie podlega rozliczeniu na PIT-36. Od 2023 roku jedyną dopuszczalną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt ewidencjonowany (PIT-28) ze stawkami 8,5% oraz 12,5% (od nadwyżki ponad 100 tys. zł). Rozliczenie najmu prywatnego według skali (PIT-36) jest błędem.

Deklaracja PIT-36 służy do odliczenia straty podatkowej, pod warunkiem że strata powstała ze źródła opodatkowanego skalą. Podatnik ma prawo obniżyć dochód o stratę z pięciu poprzednich lat podatkowych, stosując odpowiednie limity odliczeń (np. jednorazowo do 5 mln zł).

Wspólne rozliczenie na PIT-36 jest dopuszczalne, gdy przynajmniej jeden z małżonków prowadzi działalność gospodarczą rozliczaną według skali. Warunkiem koniecznym jest istnienie wspólności majątkowej przez cały rok podatkowy (lub od momentu zawarcia małżeństwa w trakcie roku).

Formularz PIT-36 umożliwia łączne opodatkowanie dochodów małżonków oraz rozliczenie w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci. Wspólne zeznanie jest możliwe, gdy oboje małżonkowie podlegają opodatkowaniu skalą.

Wykluczenia ze wspólnego rozliczenia: Wspólne złożenie deklaracji jest błędne, gdy chociaż jeden z małżonków prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną:

• Podatkiem liniowym (19%).
• Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (z wyjątkiem najmu prywatnego).
• Podatkiem tonażowym.

Ważne: Opodatkowanie najmu prywatnego ryczałtem nie wyklucza możliwości wspólnego rozliczenia dochodów z pracy lub innej działalności na zasadach ogólnych.

Mechanizm wspólnego rozliczenia małżonków polega na zsumowaniu dochodów małżonków i opodatkowaniu ich połowy. Daje to następujące korzyści:

• Podwójna kwota zmniejszająca podatek: Łącznie można odliczyć 7 200 zł (2 × 3 600 zł).
• Wyższy próg podatkowy: Stawka 32% ma zastosowanie dopiero po przekroczeniu 240 000 zł łącznego dochodu (2 × 120 000 zł).
• Uśrednienie dochodu: Jest to korzystne, gdy jeden z małżonków zarabia znacznie więcej niż drugi (wpada w II próg) lub gdy jeden nie zarabia wcale.

Status osoby samotnie wychowującej dziecko i prawo do preferencyjnego rozliczenia na PIT-36 przysługuje rodzicowi lub opiekunowi prawnemu, który w roku podatkowym faktycznie wychowywał dziecko samodzielnie.

Do tej grupy należą osoby o statusie:

• Panna, kawaler, wdowa, wdowiec.
• Rozwódka, rozwodnik.
• Osoba w separacji orzeczonej prawomocnym wyrokiem sądu.
• Osoba w związku małżeńskim, jeśli małżonek został pozbawiony praw rodzicielskich lub odbywa karę pozbawienia wolności.

Warunki dotyczące dziecka: Preferencja dotyczy dzieci:

1. Małoletnich.
2. Otrzymujących zasiłek (dodatek) pielęgnacyjny lub rentę socjalną (bez względu na wiek).
3. Uczących się (do ukończenia 25. roku życia), które nie uzyskały dochodów podlegających opodatkowaniu wyższych niż 30 000 zł (12-krotność renty socjalnej wg stanu na 2025 r. lub równowartość kwoty wolnej – weryfikacja aktualnego wskaźnika).

Rodzic zobowiązany do doliczenia dochodów małoletnich dzieci do własnych dochodów musi złożyć deklarację PIT-36. Obowiązek ten występuje nawet wtedy, gdy rodzic bez tych dochodów rozliczałby się na formularzu PIT-37. Formularz PIT-36 jest w tym przypadku nadrzędny.

Wybór deklaracji zależy od tego, kto wypłacał wynagrodzenie:

• PIT-37: Wybierasz, gdy przychody z zagranicy zostały uzyskane za pośrednictwem polskiego płatnika (np. polska agencja oddelegowująca do pracy).
• PIT-36: Wybierasz, gdy wynagrodzenie otrzymano bezpośrednio od zagranicznego pracodawcy (bez pośrednictwa polskiego płatnika). W tym przypadku podatnik samodzielnie odpowiada za obliczenie i wpłatę podatku.

Podatnik, który zlikwidował działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych w trakcie roku podatkowego, ma obowiązek złożyć zeznanie PIT-36. Formularz PIT-37 jest w tym przypadku niewłaściwy, nawet jeśli działalność była prowadzona tylko przez część roku.

Czego nie wykazuje się w PIT-36? Zeznanie nie obejmuje przychodów, które są wyłączone z opodatkowania skalą lub podlegają odrębnym ustawom. Do tej grupy należą przychody:

• Z działalności rolniczej (z wyjątkiem działów specjalnych produkcji rolnej na skali).
• Z gospodarki leśnej (zdefiniowanej w ustawie o lasach).
• Podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn.
• Wynikające z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy.
• Z podziału majątku wspólnego małżonków (po ustaniu wspólności lub śmierci małżonka).

Deklarację PIT-36S składa się w celu rozliczenia podatkowego przedsiębiorstwa po śmierci przedsiębiorcy. Obowiązek ten dotyczy okresu od otwarcia spadku do momentu wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego lub wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy.

Formularz wypełniają wyłącznie osoby uprawnione do zarządzania przedsiębiorstwem w spadku:

• Zarządca sukcesyjny.
• Spadkobierca (osoba zarządzająca podmiotem oznaczonym jako przedsiębiorstwo w spadku).

Złożenie PIT-36S wymaga skreślenia zbędnej części nazwy formularza, co wskazuje na status przedsiębiorstwa w spadku. Deklaracja ta dotyczy również zmarłych wspólników spółek osobowych lub cywilnych.

Cudzoziemcy mogą opodatkować przychody w Polsce skalą podatkową, składając wniosek w zeznaniu PIT-36. Jest to możliwe, gdy podatnik ma miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w państwie UE, EOG lub w Konfederacji Szwajcarskiej, co potwierdza certyfikat rezydencji.

Wybór tego sposobu opodatkowania oznacza, że pobrany podatek zryczałtowany traktuje się jak zaliczkę na podatek dochodowy.

Wybór między PIT-36 a PIT-37 dla cudzoziemca:

• PIT-36: Wybierasz, jeśli spełniasz warunki opisane powyżej (wniosek o opodatkowanie skalą przychodów określonych w art. 29 ust. 1 ustawy o PIT).
• PIT-37: Wybierasz, jeśli uzyskujesz wyłącznie przychody z umowy o pracę od polskiego płatnika i nie wnioskujesz o zmianę zasad opodatkowania.

Niektóre źródła przychodów wymagają złożenia deklaracji PIT-37, nawet jeśli zaliczki wpłacał sam podatnik (a nie płatnik). Dotyczy to specyficznych umów, które nie stanowią działalności gospodarczej.

Przykłady przychodów rozliczanych wyłącznie na PIT-37:

• Przychody z umowy o pomocy przy zbiorach w rolnictwie.
• Przychody z umowy aktywizacyjnej.

Rozliczenie tych źródeł na formularzu PIT-36 jest błędem, chyba że występują w zbiegu z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Portal podatkowy Ministerstwa Finansów nie umożliwia automatycznego wypełnienia deklaracji PIT-36 na podstawie danych od płatników. Podatnik musi uzupełnić te informacje samodzielnie.

Rozwiązaniem jest skorzystanie z programu e-pity, który posiada system importu danych. Program automatycznie wczytuje dostępne dane z usługi Twój e-PIT i pozwala uzupełnić je o brakujące informacje z działalności gospodarczej. Dzięki temu możliwe jest kompletne rozliczenie PIT-36 za 2025 rok na podstawie danych rządowych.

Podatnicy na zasadach ogólnych (skala podatkowa) mają prawo do szerokiego katalogu ulg. Dzielą się one na odliczenia od dochodu oraz odliczenia od podatku.

Odliczenia od dochodu (zmniejszają podstawę opodatkowania):

• Ulga na badania i rozwój (B+R): Obejmuje koszty kwalifikowane działalności innowacyjnej.
• Ulga termomodernizacyjna: Dotyczy wydatków na ocieplenie budynku, wymianę pieca czy fotowoltaikę.
• Ulga rehabilitacyjna: Obejmuje wydatki na cele rehabilitacyjne i ułatwienie życia osobom niepełnosprawnym.
• Ulga na internet: Limit odliczenia wynosi 760 zł na podatnika (w ramach gospodarstwa domowego).
• Składki na ubezpieczenia społeczne: Podlegają odliczeniu, jeśli zostały zapłacone przez przedsiębiorcę i nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Odliczenia od podatku (zmniejszają sam podatek):

• Ulga na dzieci:
  • Pierwsze i drugie dziecko: 92,67 zł miesięcznie (1 112,04 zł rocznie).
  • Trzecie dziecko: 166,67 zł miesięcznie (2 000,04 zł rocznie).
  • Czwarte i kolejne dziecko: 225,00 zł miesięcznie (2 700,00 zł rocznie).
• Darowizny: Odliczenie do wysokości 6% dochodu (na cele krwiodawstwa, kultu religijnego, pożytku publicznego).
• Ulga abolicyjna: Dotyczy dochodów zagranicznych w przypadku niekorzystnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Preferencje podatkowe:

• IP Box: Pozwala zastosować stawkę 5% do dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Preferencję tę łączy się z rozliczeniem na zasadach ogólnych (PIT-36).

W rozliczeniu skalą podatkową składka zdrowotna wynosi 9% dochodu i jest nieodliczalna. Podatnik nie ma prawa pomniejszyć o nią podatku ani dochodu. Kwoty zapłaconych składek zdrowotnych zazwyczaj nie są wykazywane w głównym obliczeniu podatku.

Wyjątek – zwrot ulgi na dzieci: Składki zdrowotne wykazuje się w PIT-36 wyłącznie w procedurze "Dodatkowego zwrotu z tytułu ulgi na dzieci". Mechanizm ten działa, gdy podatek jest zbyt niski, aby odliczyć pełną kwotę ulgi na dzieci.

Podatnik ma prawo odzyskać nieodliczoną kwotę ulgi do wysokości sumy:

1. Zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne.
2. Zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Wskazówka: W 2025 roku limit zwrotu jest równy sumie faktycznie zapłaconych składek, co dla przedsiębiorców na minimalnym ZUS może wynosić ok. 6 000 – 7 000 zł (zależnie od podstawy wymiaru), ale nie jest to stała, sztywna kwota dla każdego.

Podatnicy osiągający wysokie dochody muszą zweryfikować obowiązek zapłaty dodatkowego podatku. Danina solidarnościowa wynosi 4% i obejmuje nadwyżkę dochodów ponad kwotę 1 000 000 zł rocznie.

Podatnik zobowiązany do zapłaty daniny musi złożyć odrębną deklarację DSF-1 (wcześniej określana jako PIT-S/DSF) w terminie do 30 kwietnia. Danina ta nie jest częścią głównego formularza PIT-36, lecz stanowi osobne zobowiązanie podatkowe.

Wybór załączników zależy od rodzaju uzyskiwanych przychodów i korzystania z ulg. Do najczęstszych formularzy należą:

• PIT/B: Obowiązkowy dla każdej osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną skalą (niezależnie od wysokości przychodu).
• PIT/O: Wykazuje się w nim ulgi odliczone od dochodu (np. Internet, IKZE) oraz od podatku (np. na dzieci).
• PIT/ZG: Dotyczy podatników, którzy uzyskali dochody za granicą.
• PIT/D: Dla osób odliczających wydatki mieszkaniowe (na zasadach praw nabytych).
• PIT-2K: Składany tylko raz, przy pierwszym skorzystaniu z ulgi odsetkowej (rzadko stosowany w nowym ładzie, chyba że kontynuacja praw nabytych) lub w kontekście oświadczenia o uldze na dzieci przy zwrocie składek.
• PIT/Z: Informacja o dochodach małoletnich dzieci, które dolicza się do dochodów rodziców.

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych (PIT-36) mają obowiązek dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Podstawową formą ewidencji jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Alternatywą dla większych podmiotów są Księgi Rachunkowe (pełna księgowość), obowiązkowe po przekroczeniu limitu 2 mln euro przychodów.

Uwaga: W przypadku najmu prywatnego (ryczałt) nie prowadzi się PKPiR, a jedynie ewidencję przychodów, co rozlicza się na PIT-28, a nie PIT-36.

Planowane i wchodzące w życie zmiany mają duży wpływ na sposób rozliczeń na PIT-36:

1. Kasowy PIT: Przedsiębiorcy o przychodach do 250 000 euro (ok. 1 mln zł - uwaga: w projekcie jest niższy limit niż 2 mln euro) będą mogli wybrać metodę kasową. Pozwala ona na rozliczenie przychodów i kosztów dopiero w momencie faktycznej zapłaty, a nie wystawienia faktury.
2. KSeF (Krajowy System e-Faktur): Od 1 lutego 2026 r. wdrożone zostały obowiązkowe e-fakturowanie przez duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców. System ten zintegruje wystawianie faktur z bazą ministerialną.
3. Wybór formy opodatkowania: Podatnik może zmienić zasady ogólne (PIT-36) na podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany tylko raz w roku (do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód).

Podatnik nie ma obowiązku składania zeznania PIT-36, gdy działalność gospodarcza była zawieszona przez cały rok podatkowy i nie przyniosła żadnych przychodów. Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca nie osiągnął dochodu podlegającego opodatkowaniu skalą.

Wyjątki od reguły: Złożenie deklaracji jest konieczne, mimo zawieszenia działalności, w następujących przypadkach:

• Osiągnięcie innych przychodów opodatkowanych skalą (np. z pracy na etacie, zasiłków).
• Konieczność wykazania przychodów zwolnionych (np. ulga dla młodych).
• Chęć skorzystania z ulg podatkowych (np. ulga na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem).
• Sprzedaż środka trwałego w okresie zawieszenia (generuje przychód z działalności).

Urzędy Skarbowe weryfikują poprawność zeznań PIT-36 pod kątem spójności danych i terminowości wpłat. Kontrole najczęściej obejmują cztery kluczowe obszary:

1. Terminowość zaliczek: Sprawdzenie, czy zaliczki miesięczne były wpłacane w ustawowym terminie i w prawidłowej wysokości.
2. Koszty podatkowe (KPiR): Weryfikacja zasadności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (związek przyczynowo-skutkowy z przychodem).
3. Rozliczenie strat: Kontrola poprawności odliczania strat z lat ubiegłych (limity i źródła strat).
4. Zgodność z VAT: Porównanie przychodów wykazanych w PIT-36 z sumą przychodów zadeklarowanych w plikach JPK_V7 (dla czynnych podatników VAT).

Termin zapłaty zaliczek miesięcznych na podatek dochodowy upływa 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto dochód. Przykładowo, zaliczkę za marzec należy wpłacić do 20 kwietnia.

Konsekwencje opóźnień: Brak wpłaty w terminie skutkuje powstaniem zaległości podatkowej. Podatnik jest wtedy zobowiązany do samodzielnego naliczenia i wpłacenia odsetek za zwłokę od niewpłaconych w terminie zaliczek.

Główna różnica między deklaracjami polega na sposobie odprowadzania zaliczek na podatek. Formularz PIT-37 jest przeznaczony dla osób, za które podatek oblicza zakład pracy (płatnik), natomiast PIT-36 służy podatnikom, którzy muszą samodzielnie obliczyć i wpłacić zaliczki do Urzędu Skarbowego.

Szczegółowe porównanie obu formularzy znajduje się w poniższej tabeli:

Zeznanie roczne PIT-36 składają głównie podatnicy, którzy dochody z działalności gospodarczej rozliczają na zasadach ogólnych (skala podatkowa). Nie przysługuje im prawo do odliczania zapłaconych składek zdrowotnych od podatku ani od dochodu, dlatego kwoty zapłaconych składek nie wpisuje się do druku zeznania rocznego. Tylko w sytuacji, gdy wyliczony podatek jest zbyt niski, by można było od niego odliczyć całą przysługującą ulgę na dzieci, podatnik wykazuje łączną kwotę zapłaconych składek na ubezpieczenie społeczne i składek zdrowotnych w sekcji “Dodatkowy zwrot z tytułu ulgi na dzieci” i może odzyskać część tych kwot w formie ulgi.

Kalkulator składek ZUS przedsiębiorców