z dnia: 2023-08-22

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pod wieloma względami jest rewolucją, ale równocześnie wiele obowiązujących dziś zasad pozostanie bez zmian. I tak np. nie zmienia się lista obowiązkowych elementów faktury, ustawowe terminy wystawiania tych dokumentów czy wiele kar, z którymi muszą się dziś liczyć przedsiębiorcy dopuszczający się nieprawidłowości przy wystawianiu faktur. Ale tu będą też nowości.

Kiedy Urząd Skarbowy może nałożyć karę?

Taką nowością są kary za niedotrzymanie obowiązku wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF. Takie kary zaczną być stosowane od początku 2025 r., a więc pół roku po wprowadzeniu obowiązku fakturowana w KSeF przez czynnych podatników VAT.
Przepisy wprowadzające KSeF określają też zasady zachowania w sytuacjach szczególnych, a więc gdy faktury ustrukturyzowanej nie da się przesłać do KSeF z powodu jego awarii, przerwy serwisowej lub problemów technicznych leżących po stronie podatnika. Niezastosowanie się do tych reguł również może być podstawą nałożenia kary.

Skala kar za błędy w eFakturach

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na płatnika karę do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% wartości faktury ogółem, gdy ta nie ma wskazanej kwoty podatku. O wysokości kary mają decydować waga i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej - warunki osobiste strony, na którą kara jest nakładana.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Rodzaje błędów prowadzących do kar

Błędy, za które po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF będzie groziła kara finansowa, to wystawienie faktury poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi lub naruszenie procedur obowiązujących w sytuacji, gdy wystąpią problemy techniczne. Konsekwencją innych błędów będzie przede wszystkim konieczność skorygowania nieprawidłowo wystawionych faktur.

Błędy w treści eFaktur

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF nie zmienia ogólnej zasady, że każdy błąd znaleziony na fakturze należy skorygować. W zdecydowanej większości przypadków wystarczy wystawić wtedy (a więc też przesłać do KSeF) fakturę korygującą. Wyjątkiem jest korygowanie faktury ze względu na błąd w numerze NIP kontrahenta. W takiej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą do zera fakturę z błędnym numerem NIP nabywcy, a dodatkowo wystawić kolejną fakturę, już z prawidłowym numerem nabywcy. Taka zasada jest konsekwencją faktu, że w KSeF nie ma możliwości, by faktura z błędnym numerem NIP trafiła do właściwego kontrahenta.

Braki w przestrzeganiu terminów

Pod tym względem w przepisach nic się nie zmienia, jednak wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF spowoduje, że opóźnienia w wystawianiu faktur staną się łatwe do wykrycia przez organy administracji skarbowej. Dotychczas datą wystawienia faktury dawało się w pewnym zakresie manipulować i w praktyce biznesowej niczym niezwykłym nie było antydatowanie dokumentu wystawionego już po upływie terminu określonego w ustawie. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF za datę wystawienia faktury będzie uważana data jej wpłynięcia do scentralizowanego systemu. Nie będzie więc już można wystawić faktury po terminie w taki sposób, by wyglądała na wystawioną na czas.

Błędy techniczne i ich konsekwencje

Nieprawidłowo sporządzone e-faktury (a więc takie, gdzie struktura pliku XML jest niezgodna ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD) oraz faktury wprowadzane do systemu przez osobę nieuprawnioną zostaną przez system odrzucone. To oznacza, że są uznawane za niewystawione. System nie weryfikuje natomiast błędów merytorycznych w treści faktury, np. błędów rachunkowych. Jeżeli taki błąd zostanie odkryty w jakikolwiek inny sposób, na przykład przez odbiorcę faktury, to konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Korekty i błędy faktur KSeF

Jak uniknąć błędów w KsEF?

Poznać i zrozumieć nowe zasady, nauczyć się nowych procedur i skrupulatnie pilnować ich przestrzegania - to najprostsza recepta, by uniknąć błędów związanych z fakturowaniem w KSeF. Należy zadbać o przeszkolenie pracowników, którzy zajmują się lub będą się zajmowali wystawianiem lub obsługą faktur, a także o nadanie im uprawnień do działania w KSeF w imieniu firmy.

Prawidłowe zarządzanie eFakturami: dobre praktyki

Warto też pamiętać, że wciąż dostępne jest środowisko testowe, używane w 2021 r. podczas pilotażu KSeF. Warto skorzystać z możliwości przetestowania, czy systemy informatyczne używane w firmie są z nim zgodne. W większych firmach dobrym pomysłem może też być przyspieszone przejście na realne fakturowanie w KSeF z wybranymi kontrahentami. Najlepiej, by byli w tym gronie i wystawcy, i odbiorcy faktur. To pozwoli przetestować procedury i przygotować się do obligatoryjnego fakturowania w KSeF.

Rozwiązywanie problemów z Urzędem Skarbowym

Przedsiębiorca, który uzna, że przepisy dotyczące KSeF są dla niego niejasne, ma prawo wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczące stanu faktycznego (zdarzeń, które już się wydarzyły) lub zdarzenia przyszłego (a więc działań, które dopiero planuje podjąć).
Zgodnie z Ordynacją podatkową, zastosowanie się do interpretacji indywidualnej przed jej zmianą, stwierdzeniem jej wygaśnięcia lub przed doręczeniem organowi podatkowemu odpisu prawomocnego orzeczenia sądu administracyjnego uchylającego interpretację indywidualną nie może szkodzić wnioskodawcy.

Wspieramy OPP