Ewidencje księgowe i podatkowe w podatku liniowym

Księgowość podatnika, który wybierze opodatkowanie 19% stawką podatku, nie różni się znacząco od tych, którą prowadzi się dla rozliczających się na zasadach skali podatkowej.

Podstawową ewidencją, którą prowadzić muszą podatnicy rozliczający się na PIT-36L jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR). Ewidencja stanowi podstawę ustalania zaliczek na podatek w trakcie roku oraz prawidłowego wypełnienia deklaracji PIT-36L na koniec roku. Począwszy od 2026 r. ewidencja musi być prowadzona elektronicznie przy wykorzystaniu programu komputerowego. W terminie do 30.04.2027 r. obowiązkiem podatnika jest wysyłka ewidencji do organu skarbowego w formie pliku JPK_PKPiR.

Oblicz dokładnie Twój PIT-36L od razu w Programie e-pity 2026.

Nie musisz liczyć podatku liniowego w PIT-36L za 2026 ręcznie. Sprawdź wysokość Twojego podatku kompleksowo. Wylicz wygodnie Twój PIT-36L 19% w Programie e-pity 2027 i wyślij e-PIT online >>

Na dzień 1 stycznia oraz na ostatni dzień roku podatkowego podatnik powinien wpisać do ewidencji spis z natury, którego różnica pozwoli prawidłowo wyliczyć dochód podatnika. Spis z natury dokonać należy również na dzień likwidacji, na dzień zmiany wartości udziałów oraz zmiany wspólników.

Dochodem wynikającym z KPiR u podatników rozliczających się liniowo jest różnica pomiędzy przychodem, a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

• ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym;
• ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
  • do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów), a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
  • kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów;
• wartość osiągniętego przychodu pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Niezależnie od rozliczeń rocznych podatnik ma obowiązek podsumowywać poszczególne miesiące i uiszczać zaliczkę na podatek dochodowy za miesiące lub kwartały roku. Podatnik, po wyborze rozliczenia liniowego, w trakcie roku może:

• uiszczać zaliczki kwartalnie (dotyczy podatników będących małymi podatnikami oraz podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej),
• uiszczać zaliczki miesięcznie,
• uiszczać zaliczki jako 1/12 dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazanego w zeznaniu złożonym:
  • w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy albo
  • w roku podatkowym poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata - jeżeli w zeznaniu powyższym, podatnicy nie wykazali dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej albo wykazali dochód w wysokości nieprzekraczającej kwoty niepowodującej obowiązku zapłaty podatku wynikającej z pierwszego przedziału skali podatkowej.

Podsumowanie kwot przychodów i kosztów z KPiR oraz wpłaconych zaliczek stanowi podstawę prawidłowego wypełnienia PIT-36L.

Dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, podatnik zobowiązany jest również prowadzić:

• Ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
• Ewidencję wyposażenia.

Rejestry VAT

Podatnik opodatkowany liniowo zobowiązany jest również prowadzić ewidencje dla celów podatku VAT, w tym:

• ewidencję sprzedaży (w przypadku korzystania ze zwolnienia do 240.000 zł sprzedaży opodatkowanej),
• ewidencje VAT (plik JPK_V7),
• ewidencję transakcji wewnątrzwspólnotowych,
• ewidencję dla celów ustalenia osób, na rzecz których następują nieodpłatne wydania towarów z tytułu których wystąpiło prawo odliczenia podatku, przy czym towary posiadają wartość przekraczającą 100 zł,
• ewidencję towarów w magazynie konsygnacyjnym (o ile go prowadzi),
• ewidencję przebiegu pojazdów (flotową) - ale tylko w niektórych wypadkach z związku z korzystaniem z pojazdów osobowych,
• ewidencję usług, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju,
• ewidencję otrzymywanych towarów, gdy towary mają być przedmiotem wykonanych na terytorium kraju na rzecz tego podatnika usług polegających na ich wycenie lub wykonaniu na nich prac,
• ewidencję przemieszczanych towarów w celu świadczenia usług,
• ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nie towarów z innych państw członkowskich; prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 000 zł

Rejestry fiskalne

Dla celów fiskalnych podatnik podatku liniowego zobowiązany jest prowadzić rejestr sprzedaży na podstawie kasy rejestrującej (fiskalnej). Istnieją przypadki, w których kasa nie jest wymagana (np. sprzedaż realizowana wyłącznie na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, sprzedaż do wartości 20.000 zł rocznie).