PIT online wymaga określonych metod działania. W przypadku, jeśli podatnik decyduje się korzystać z usługi Twój e-PIT Ministerstwa Finansów, zmuszony jest skorzystać z aplikacji mObywatel, profilu zaufanego, e-dowódu lub bankowości elektronicznej lub katalogu danych uwierzytelniających (autoryzujących) podatnika. Wśród tych danych uwierzytelniających logowanie do systemu znajdują się:

• PESEL (albo NIP i datę urodzenia),
• kwotę przychodu z rozliczenia za 2022 r.
• kwotę przychodu z jednej informacji od płatników za 2023 r. (np. PIT-11, PIT-R, PIT-8C),
• kwota nadpłaty/podatku do zapłaty z rozliczenia za 2022 r.

Jeśli podatnik decyduje się wysłać IT online samodzielnie, bez korzystania z usługi Twój ePIT, nie musi logować się do systemu , podpis pod przygotowaną deklarację składać można:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• „danymi autoryzującymi” – czyli podpisem elektronicznym, który zapewnia autentyczność deklaracji i podań. Na takie dane autoryzujące składają się:
  
  • identyfikator podatkowy PESEL lub NIP,
  • imię (pierwsze),
  • nazwisko,
  • data urodzenia,
  • kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja (np. w 2024 r., kiedy składasz rozliczenie za 2023 r., wpisujesz kwotę przychodu za 2022 r.). Wartość "0" (zero) wpiszesz, jeśli za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym składa się deklarację nie był składany żaden PIT roczny.

Aplikacja mObywatel lub profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna nie stanowią metody na podpisanie e-deklaracji, a jedynie metodę logowania do usługi Twój e-PIT. Po zalogowaniu, podatnik będzie zobowiązany do osobnego podpisania e-deklaracji.

Do przygotowania PIT online wymagane są te same dokumenty, które potrzebne są przy wypełnianiu deklaracji w formie standardowej. W efekcie podstawą wypełnienia deklaracji staje się:

• komplet informacji od płatników lub podmiotów, przygotowujących dokumenty podatkowe w związku z zatrudnieniem,
• wartość przychodów, kosztów oraz wpłaconych zaliczek na podatek,
• kwoty ulg podatkowych przysługujących podatnikowi w trakcie danego roku,
• dokumenty potwierdzające prawo do powyższych ulg,
• dane identyfikacyjne innych osób, które będą przedstawiane przed organem podatkowym, w związku z rozliczeniem podatnika (np. w związku ze wspólnym rozliczeniem z małżoniem lub dzieckiem, w związku z ulgą prorodzinną),

W celu wysyłki należy również przygotować dane autoryzujące lub e-podpis, który będzie podstawą. Niepodpisany PIT-37 lub PIT-38, a także PIT-36, PIT--28 związany z przychodami rozliczanymi za pośrednictwem płatnika (usługa nie dotyczy przychodów z działalności gospodarczej i działów specjalnych produkcji rolnej) należy opatrzyć podpisem elektronicznym (e-podpisem) lub danymi autoryzującymi.

PIt online wysyłać należy z użyciem danych, które w wystarczający sposób identyfikują osobę, która deklarację składa. W efekcie konieczne jest posłużenie się:

• e-podpisem, któy zastępuje podpis własnoręczny pod deklaracją
• zestawem danych autoryzujących:
  
  • identyfikator podatkowy PESEL lub NIP,
  • imię (pierwsze),
  • nazwisko,
  • data urodzenia,
  • kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja (np. w 2022 r., kiedy składasz rozliczenie za 2021 r., wpisujesz kwotę przychodu za 2020 r.). Wartość "0" (zero) wpiszesz, jeśli za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym składa się deklarację nie był składany żaden PIT roczny.

Wysyłka wymaga przygotowania całości informacji deklarowanych przed organem podatkowym - przychodów, kosztów uzyskania, dochodu, zaliczki zapłaconej i zaliczki należnej, wartości łącznego dochodu, należnego podatku wyliczonego według skali podatkowej (17% lub 32% po przekroczeniu I progu podatkowego), liniowo (PIT-36L), jednolitą stawką (PIT-39) lub ryczałem (PIT-28) albo kartą (PIT-16A).

PIT online stanowi metodę, aby wynikający z deklaracji rocznej podatkowej zwrot nadpłaconego podatku trafił wcześniej, niż z deklaracji złożonej w formie papierowej.

Zwrot z e-deklaracji złożonej online podatnik otrzyma w ciągu 45 dni licząc od dnia następującego po dniu złożenia deklaracji. Podatnik, który zdecyduje się złożyć PIT roczny przed 15 lutego, termin 45 dni liczyć należy od 16 lutego.

W efekcie, jeśli deklaracja będzie złożona:

• między 1 stycznia a 15 lutego - ostateczny termin na zwrot mija po 45 dniach od dnia 16 lutego (liczymy 45 dni od 16 lutego włącznie z tym dniem),
• 15 lutego - ostateczny termin na zwrot mija po 45 dniach od dnia 16 lutego (liczymy 45 dni od 16 lutego włącznie z tym dniem),
• w terminie 16 luty - 30 kwiecień - termin liczymy jako 45 dni począwszy od dnia następującego po dniu złożenia deklaracji,
• po terminie przewidzianym na złożenie deklaracji czyli po 30 kwietnia - termin liczymy jako 45 dni począwszy od dnia następującego po dniu nieterminowego złożenia deklaracji.

Deklaracja złożona w formie innej niż elektroniczna, czyli PIT inny niż PIT online, pozwala na zwrot dopiero po 3 miesiącach. Podobnie po 3 miesiącach podatnik otrzymuje zwrot podatku z deklaracji korygującej wcześniej złożoną deklarację PIT.